Ordre de travail (ou bon de travail)

L’importance des bons de travail

Les bons de travail constituent le cœur de tout système de gestion de la maintenance. Il s’agit non seulement d’outils simples permettant de planifier et d’attribuer des tâches, mais aussi de contrôler la variété des ressources consacrées à la maintenance. Les bons de travail sont importants car ils jouent un rôle essentiel dans la standardisation des flux de travail de maintenance, notamment celui de la soumission des demandes de travail à la clôture des bons de travail.

La différence entre un bon de travail, une demande de travail et un bon d’achat

Si un ordre de travail (OT) est parfois appelé ordre de mission ou ordre de service dans d’autres parties du monde, il s’agit sensiblement de la même chose. Cependant, bien que liés les uns aux autres, les bons de travail ne peuvent pas être utilisés de manière interchangeable avec les demandes de travail et les bons de commande, car chaque terme a une signification différente :

• Bon de travail ou demande de travail
  

  La différence entre un bon de travail et une demande de travail est leur source et leur séquence, c’est-à-dire leur origine et le moment où ils sont déclenchés. En général, les demandes de travail proviennent de personnes qui ne font pas partie du personnel de maintenance, ce qui conduit à la création de bons de travail de maintenance. Par exemple, les opérateurs de machines soumettent généralement d’abord une demande de travail pour un problème d’équipement, puis les responsables de la maintenance approuvent un OT désigné aux mécaniciens.

• Bon de travail ou bon d’achat
  

  La différence entre un bon de travail et un bon d’achat (PO) réside dans la manière dont ils sont utilisés dans le cadre des flux de travail des bons de travail de maintenance. Alors que les bons de travail détaillent des tâches ou des services spécifiques à effectuer, les bons d’achat détaillent les matériaux ou les produits nécessaires à la réalisation d’un OT. En général, un ordre de travail comprend un bon de commande avec les nouvelles pièces et les nouveaux articles à utiliser lors de la réparation ou de l’entretien d’une pièce d’équipement.

Conseils pour la rédaction d’un ordre de travail

Il existe plusieurs façons de créer un ordre de travail, selon les exigences de l’entreprise et les besoins du client, entre autres facteurs. Quoi qu’il en soit, un processus rationalisé d’ouverture des OT peut garantir que les travaux d’entretien seront effectués à temps. Vous trouverez ci-dessous quelques directives générales pour aider les équipes à rédiger des bons de travail plus efficacement :

• Comprendre le travail demandé
  

  Les rédacteurs de bons de travail doivent non seulement se référer aux détails indiqués dans les demandes de travail, mais ils doivent également acquérir une compréhension approfondie de ce qui doit être fait exactement. En cas de doute ou si certaines informations semblent vagues, comme les symptômes de l’équipement et les considérations initiales de sécurité, elles doivent être confirmées avec le demandeur dès le début afin d’éviter la duplication du travail.

• Considérer les ressources nécessaires
  

  Après avoir bien cerné le travail demandé, réfléchissez aux éléments nécessaires à sa réalisation. Anticiper les outils à utiliser, les stocks à vérifier et les pièces à acheter peut aider à éviter des retards coûteux. En outre, il est essentiel d’évaluer si la tâche peut être effectuée seul, avec un autre membre de l’équipe de maintenance ou avec des collègues d’autres départements comme l’ingénierie et le design industriel.

• Soyez précis mais succinct
  

  Un modèle de bon de travail contient la description du travail, le ou les destinataires, les détails du demandeur, la ventilation des coûts, le calendrier ou le délai, et les signatures autorisées. La clé de la rédaction efficace des OT est de présenter toutes les informations nécessaires de manière simple. Trouver l’équilibre entre la brièveté et l’exhaustivité peut aider à minimiser le risque de divergences lors de la mise en œuvre du bon de travail.

• Fixez des estimations et des délais réalistes
  

  Lorsque vous ventilez le coût de la main-d’œuvre, des matériaux et de l’équipement pour un travail quelconque, indiquez des montants raisonnables. Demander trop ou trop peu peut éventuellement retarder le traitement des ordres de travail. Outre l’affectation du budget, l’un des plus grands défis de la gestion des bons de travail est la planification. Les niveaux de priorité et les dates d’échéance doivent être établis en fonction de la disponibilité des techniciens, du calendrier de maintenance et d’autres tâches en cours.

• Utiliser des bons de travail sans avoir recours au papier
  

  Les bons de travail écrits sur papier peuvent être difficiles à organiser pour la direction, car ils ont tendance à être facilement endommagés et égarés. Un formulaire de bon de travail numérique, en revanche, peut être rempli sur n’importe quel appareil mobile, ce qui permet aux équipes de rédiger plus facilement des bons de travail, où qu’elles se trouvent. Contrairement aux ordres de service traditionnels sur papier, les ordres de travail numérisés permettent non seulement de minimiser les erreurs de saisie des données, mais aussi d’économiser du temps et des efforts lors de leur envoi pour autorisation.

Exemple de système et de procédure de bon de travail

Un système de bons de travail doit permettre aux employés d’effectuer les tâches de maintenance plus efficacement, et non les ralentir. Pour rationaliser le traitement des bons de travail, évaluez d’abord les performances de l’entreprise à l’aide de critères de référence du secteur. Comparez vos résultats avec l’exemple de procédure de bon de travail ci-dessous et identifiez les points à améliorer dans le contexte de l’organisation :

• Étape 1 : Soumission et examen de la demande de travail – Les employés qui ne sont pas chargés de l’entretien soumettent une demande de travail qui est évaluée par leur responsable. Leurs responsables la valident ensuite avec les informations saisies lors des inspections précédentes avant de la transmettre au service de maintenance.
• Étape 2 : Approbation et création d’un bon de travail – Dès réception, le responsable de la maintenance détermine si l’étendue des travaux est nécessaire. Une fois approuvée, la direction enregistre la demande de travail sous la forme d’un bon de travail avec sa signature.
• Étape 3 : Attribution des bons de travail et programmation – Après avoir donné son autorisation, le responsable attribue la tâche à un mécanicien et fixe le moment où elle doit être effectuée. L’application d’une matrice de répartition peut contribuer à garantir que le technicien le plus qualifié sera envoyé pour travailler sur un bien particulier.
• Étape 4 : Exécution et suivi de l’ordre de travail – Dans la zone d’emplacement de l’équipement, l’agent de maintenance observe les contraintes physiques, identifie les conditions environnementales et prépare tout type de note qui peut aider à accomplir le travail. Lorsque les ressources deviennent disponibles, le travail peut commencer et le gestionnaire commence à suivre le statut de l’OT.
• Étape 5 : Achèvement de l’ordre de travail et tenue d’un registre – Une fois le travail effectué, le technicien de maintenance rend compte du travail réellement effectué et son responsable l’examine avant de fermer l’OT. Enfin, le responsable de la maintenance classe le bon de travail complété pour référence ultérieure.

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