- Version gratuite: Disponible pour des équipes allant jusqu'à 10 personnes
- Tarification: Plan Premium 24 $/mois (avec période d'essai gratuite de 30 jours)
- Plateformes prises en charge: Disponible sur une application mobile (iOS et Android) ou un logiciel basé sur le web.
Pourquoi utiliser SafetyCulture ?
SafetyCulture est un logiciel de gestion de documents primé, utilisé parde nombreuses organisations dans de nombreux secteurs d’activité. Avec SafetyCulture, vous pouvez créer et gérer efficacement des listes de contrôle pour l’audit, l’inspection et l’examen de différents processus, d’exigences légales et d’autres processus d’entreprise. Il est également possible de télécharger des modèles préfabriqués à partir du site Web de la Bibliothèque publique puis modifiez-les comme bon vous semble.
Toutes les listes de contrôle et les rapports complétés sont ensuite stockés dans le nuage pour un accès facile à tout moment et en tout lieu. Le stockage dans le Cloud garantit que rien ne sera perdu si vous ne les supprimez pas. Tous les fichiers sont accessibles à partir de n’importe quel navigateur web et de tous les appareils mobiles, y compris les tablettes. En plus d’un Code QR vous pouvez facilement effectuer des audits où que vous soyez. L’utilisation hors ligne est également prise en charge, tous les fichiers étant synchronisés avec le Cloud dès que l’internet est disponible.
Les chefs d’entreprise, les managers et les chefs d’équipe peuvent également utiliser SafetyCulture pour améliorer leurs flux de travail avec des intégrations, des contrôles administratifs personnalisés et le partage de fichiers. Vous pouvez également planifier SafetyCulture vous rappellera le moment choisi.
Caractéristiques :
- Rapport questions dans vos dossiers et votre gestion des dossiers par le biais de vos listes de contrôle et de l’application, créez des actions pour les résoudre, et partagez les annonces concernant les documents de votre entreprise avec tous les employés grâce à l’application Heads Up à tous les employés
- Personnaliser les contrôles d’accès et les autorisations pour garantir la confidentialité de vos données
- Intégrez des capteurs et des dispositifs de surveillance, le cas échéant, à vos listes de contrôle afin de surveiller et d’enregistrer facilement les relevés importants.
- Former le personnel aux bonnes pratiques de gestion des documents grâce à EdApp de SafetyCulture
- Générer et exporter des des rapports analytiques basés sur les listes de contrôle d’audit réalisées
Pourquoi utiliser FileHold ?
FileHold est un logiciel de gestion de documents qui se concentre sur la gestion des dossiers pour les entreprises. Avec FileHold, les entreprises traditionnelles basées sur le papier peuvent passer à un système totalement dématérialisé et gérer facilement leurs dossiers.
Caractéristiques :
- Propose ses propres services d’hébergement en nuage, mais vous pouvez également utiliser votre propre service d’hébergement en nuage.
- Intégration avec Microsoft Word, Outlook, Excel, Visio et PowerPoint
- Capture des données, de l’utilisation et de l’historique des versions des enregistrements
- Version gratuite: Aucun
- Tarification: Dépend des besoins de l'entreprise (avec essai gratuit)
- Plateformes prises en charge: Web, iOS et Android
Pourquoi utiliser Confluence ?
Également connu sous le nom d’espace de travail en ligne, Confluence est un système de gestion des dossiers et un logiciel de gestion des documents qui favorise la collaboration entre tous les employés d’une entreprise. Grâce à Confluence, les équipes et leurs responsables peuvent créer et gérer ensemble des documents afin de garantir le respect des normes internes et des exigences légales.
Caractéristiques :
- Créer plusieurs pages en même temps
- Utilisez des modèles pour rendre vos pages plus rapides
- Intégration avec différents logiciels de gestion des flux de travail
- Version gratuite: Oui, jusqu'à 10 utilisateurs
- Tarification: Le plan payant commence à 5,75 $/utilisateur par mois (avec une période d'essai gratuite de 7 jours).
- Plateformes prises en charge: Web, iOS et Android
Pourquoi utiliser fileplan ?
Fileplan est une solution de stockage Cloud que de nombreuses entreprises utilisent comme logiciel de gestion des documents. Gérez vos dossiers, e-mails et autres documents avec fileplan en toute simplicité, et suivez leur cycle de vie, de la conception à l’archivage, en passant par l’utilisation.
Caractéristiques :
- Voir tous les courriels et documents en un seul endroit
- Contrôler qui peut voir et modifier les différents enregistrements et leurs versions
- Suivre facilement les enregistrements portant le même nom grâce au système de numérotation unique de fileplan
- Version gratuite: Aucun
- Tarification: À partir de 40 dollars australiens pour deux membres (avec une période d'essai gratuite de 30 jours)
- Plateformes prises en charge: Web
Pourquoi utiliser ZenQMS ?
Assurez-vous que vos documents sont conformes à vos systèmes de gestion de la qualité (QMS) avec ZenQMS. Ce logiciel de gestion des documents vise à aider les équipes à réaliser un travail de qualité en les aidant à créer et à trier leurs documents sous forme numérique afin qu’elles puissent facilement vérifier leurs processus. ZenQMS fonctionne également comme une plateforme de formation et vous permet de stocker du matériel de formation et des enregistrements dans son système.
Caractéristiques :
- Certifié conforme à la norme ISO au Règlement général sur la protection des données (RGPD), Loi sur la portabilité et la responsabilité en matière d’assurance maladie (HIPAA)La Food and Drug Administration (FDA) des États-Unis 21 Code of Federal Regulations (CFR) Pt. 11, et les normes européennes de l’annexe 11
- Définir des rappels par courrier électronique pour les nouvelles sessions de formation et la gestion des enregistrements
- Suivez les progrès de votre entreprise ou de vos employés en matière de formation grâce à des documents, des tests, des vidéos et des événements en direct.
- Version gratuite: Aucun
- Tarification: Dépend des besoins de l'entreprise
- Plateformes prises en charge: Web
Pourquoi utiliser Happeo ?
Happeo est un système intranet axé sur la communication qui permet aux utilisateurs de créer, d’éditer et de stocker des documents en un seul endroit, tout en améliorant le travail d’équipe et la collaboration. En tant que logiciel de gestion de documents, vous pouvez utiliser Happeo pour gérer vos communications et les documents qui s’y rapportent avec vos coéquipiers, à tout moment et où que vous soyez. Parmi les documents liés à la communication que Happeo stocke et vous aide à gérer, citons les nouvelles et annonces de l’entreprise, les statistiques, les organigrammes et les événements marquants.
Caractéristiques :
- Intégration avec Google Workspace ou Microsoft 365
- Connectez vos applications de communication, telles que le calendrier, le courrier électronique, Slack et Zoom, à votre tableau de bord.
- Créez du contenu à l’aide d’un créateur par glisser-déposer
- Version gratuite: Aucun
- Tarification: À partir de 57,5 $ pour 5 utilisateurs par mois
- Plateformes prises en charge: Web, iOS et Android
Pourquoi utiliser Kontainer ?
Stockez des documents visuels tels que des fichiers PDF, des photos et des vidéos avec Kontainer. Kontainer est à la fois un gestionnaire de ressources numériques et un logiciel de gestion de documents. Il vous permet de trier, de commenter et d’archiver vos documents multimédias en un seul endroit, de les convertir dans d’autres formats et de les partager avec les membres de votre équipe à des fins d’archivage et de présentation.
Caractéristiques :
- Marquez vos enregistrements avec le consentement, les droits d’utilisation et les dates d’expiration pour la conformité GDPR.
- Modifiez vos images dans l’application et partagez-les immédiatement à partir de l’application.
- Gérer les versions des fichiers avec votre équipe à l’aide du flux de commentaires et d’approbation intégré
- Version gratuite: Aucun
- Tarification: Digital Asset Manager est proposé à partir de 295 $ par mois (avec une période d'essai gratuite de 30 jours).
- Plateformes prises en charge: Web, Windows
Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion des documents et archives ?
Le logiciel de gestion des documents est un outil numérique qui peut aider les entreprises à simplifier leurs flux de travail en leur permettant de stocker, de suivre, de créer et de gérer leurs documents et enregistrements sous forme numérique. Bien qu’ils soient similaires aux logiciels ou systèmes de gestion des archives, les logiciels de gestion des documents sont souvent plus axés sur la conservation des documents, la réalisation et la gestion de rapports d’audit et d’examens, ainsi que sur le respect de toutes les exigences légales auxquelles ils doivent se conformer.
Pourquoi la gestion des archives numériques est-elle importante ?
Un enregistrement est tout dossier ou document fournissant des preuves de vos fonctions commerciales, de vos événements, de votre conformité légale, etc. Toutes les entreprises ont des dossiers qu’elles conservent et archivent sur papier. Il est probable que ces documents aient été conservés pendant de longues périodes, car ils peuvent être consultés à tout moment pour des raisons de conformité légale, de contrôle de la qualité et autres raisons similaires. Cependant, ces papiers sont sujets à l’usure et à la déchirure, ainsi qu’à une mauvaise manipulation, à la perte et à la destruction générale.
C’est pourquoi il est devenu plus important d’investir dans un système de gestion des documents numériques. Un système de gestion des documents numériques, tel qu’un logiciel de gestion des documents, peut contribuer à la réalisation des objectifs suivants :
- Retrouver facilement d’anciens dossiers en vous permettant de trier vos fichiers comme bon vous semble
- Réduction des coûts de stockage des documents, car les fichiers numériques seront stockés dans le nuage et non plus dans des espaces de stockage physiques (tels que des armoires, des tiroirs et des salles de stockage).
- Améliorer et rationaliser le flux de travail en gardant tous les dossiers à portée de main ou en les intégrations avec d’autres systèmes de travail
- Assurer la continuité de l’activité, car tous les dossiers et registres nécessaires seront stockés dans un endroit où les contrôles d’accès peuvent être modifiés de manière à ce que tout le monde puisse les voir.
- Respecter les normes de qualité et les normes juridiques et se tenir au courant de l’obtention des certifications correspondantes.
Quel est le meilleur logiciel de gestion des documents ?
Voici un tableau comparatif des meilleurs logiciels de gestion des documents en fonction de vos différents besoins :
| Logiciel de gestion des archives | Idéal pour | Version gratuite ? | Tarification |
| SafetyCulture | Toutes les industries de toutes tailles | Oui, pour les équipes de dix membres ou moins | À partir de 19 $ par mois avec une période d’essai gratuite de 30 jours |
| FileHold | Grandes entreprises | Essai gratuit disponible | Dépend des besoins de l’entreprise |
| Confluence | Créer des documents de longue durée par le biais de la collaboration | Oui, pour dix utilisateurs ou moins | À partir de 5,75 $ par utilisateur et par mois |
| Fileplan | Les petites et moyennes entreprises, ainsi que les départements des grandes organisations | Essai gratuit pendant 30 jours | Le prix est de 40 $ pour deux membres et quatre utilisateurs invités, et augmentera avec l’augmentation du nombre de membres. |
| ZenQMS | Enregistrements liés à la formation et à l’assurance qualité | N/A | Dépend des besoins de l’entreprise |
| Happeo | Améliorer la communication et la productivité de l’entreprise | N/A | À partir de 57,5 $ pour 5 utilisateurs par mois |
| Kontainer | Gestion des documents visuels | Essai gratuit pendant 30 jours | Pour le gestionnaire de ressources numériques de Kontainer uniquement, les forfaits commencent à 295 $ par mois. Avec les fonctions de gestion des informations sur les produits de Kontainer, les forfaits commencent à 550 dollars par mois. |
Équipe de rédaction de SafetyCulture Team
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