Qu’est-ce qu’une POS ?
Une procédure opérationnelle normalisée (POS) est un ensemble d’instructions documentées créées pour aider les employés à effectuer des tâches industrielles de routine. Il peut être utilisé pour les tâches manuelles et automatisées, et sert également de guide pour travailler en sécurité. Le respect des procédures opérationnelles normalisées contribue à promouvoir la cohérence du travail, à prévenir les pertes de qualité et à préserver la réputation de la marque.
Conséquences de la non-conformité aux procédures opérationnelles normalisées (SOP)
Une bonne procédure opérationnelle normalisée est conçue pour rationaliser le processus de production tout en minimisant le risque d’erreur. La non-conformité aux modes opératoires normalisés pourrait entraîner les conséquences suivantes :
- Absence de contrôle de la qualité
Les procédure opérationnelle normalisée aident à produire des produits de haute qualité de manière constante. Le non-respect de ces procédures opérationnelles normalisées peut entraîner des résultats d’une qualité inégale et des clients insatisfaits. - Faible productivité
Les procédures opérationnelles normalisées sont conçues pour améliorer l’efficacité. La non-conformité rend difficile l’atteinte d’une productivité maximale puisque les délais opérationnels varient pour chaque employé. - Évaluations subjectives des performances
Les procédures opérationnelles normalisées définissent clairement les tâches et les responsabilités des membres de l’équipe. Les évaluations objectives des performances sont effectuées en mesurant les performances réelles par rapport aux normes fixées par les procédures opérationnelles standard de l’industrie. Si la direction et les employés ne suivent pas la même norme, les attentes deviennent floues et les évaluations peuvent être influencées par des préjugés personnels. - Rupture de la communication
Les procédures opérationnelles normalisées communiquent les mises à jour des processus aux employés. Si les travailleurs ne respectent pas les procédures opérationnelles normalisées, ils risquent de commettre des erreurs qui pourraient compromettre la qualité et l’efficacité de leur travail. - Augmentation du risque d’accident
Les pratiques de travail sûres sont souvent intégrées dans les procédures opérationnelles normalisées des entreprises. La non-conformité peut exposer les employés à un risque plus élevé d’accidents ou de blessures liés au travail.
Comment rédiger une procédure opérationnelle normalisée ?
Se conformer aux réglementations et produire des résultats cohérents ne doit pas être un parcours du combattant. La préparation d’un document de POS bien rédigé peut guider les employés dans l’exécution des tâches de routine de la meilleure façon possible et en toute sécurité. Il n’existe pas de norme officielle pour la rédaction d’un document de SOP. Cependant, certaines étapes peuvent aider à rédiger une SOP efficace.
Étape 1 : Déterminer l’objectif
La rédaction de votre SOP pour votre entreprise commence par une réflexion sur ce que vous voulez accomplir. Qu’il s’agisse de lancer un nouveau processus ou d’améliorer un processus existant, la détermination de la finalité ou de l’objectif facilite la rédaction du document SOP.
Pour vous donner une idée, voici quelques exemples :
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Modèle de conformité des procédures opérationnelles normalisées | Exemple 1 : |
| Objectif : L’objectif de cette POS est de garantir que les étapes sont suivies pour torréfier, lyophiliser et traiter les grains de café afin de produire du café instantané. |
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Liste de vérification SOP pour la compression des médicaments | Exemple 2 : |
| Objectif : L’objectif de cette SOP est de garantir que les étapes sont suivies correctement lors de l’utilisation de la presse à comprimés pour effectuer la compression directe des médicaments. |
Étape 2 : Définir la portée
La portée définit l’étendue de votre document SOP. Elle clarifie les détails tels que les limites ou les exceptions de la procédure, et les personnes qui s’en serviront ou qui seront impactées.
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Modèle de conformité des procédures opérationnelles normalisées | Exemple 1 : |
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| Portée : | – Où la SOP doit-elle être utilisée ?
Laboratoire de fabrication chimique – À qui s’adresse la SOP ? Laborantins et opérateurs de presse à comprimés – Y a-t-il des limitations ou des exceptions spécifiques à cette procédure opérationnelle normalisée ? Cela s’applique uniquement à la production de comprimés pharmaceutiques. |
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Liste de vérification SOP pour la compression des comprimés | Exemple 2 : |
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| Portée : | – Où la SOP doit-elle être utilisée ?
Laboratoire de fabrication chimique – À qui s’adresse la SOP ? Laborantins et opérateurs de presse à comprimés – Y a-t-il des limitations ou des exceptions spécifiques à cette SOP ? Cela s’applique uniquement à la production de comprimés pharmaceutiques. |
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Étape 3 : Choisissez un format
Il existe différents formats pour rédiger un document SOP. Une procédure opérationnelle normalisée utilise généralement un format étape par étape, qui est simple et facile à suivre. Il y a aussi le format hiérarchique qui est similaire au précédent, la seule différence étant qu’il fournit des instructions plus détaillées et spécifiques pour chaque étape. Enfin, le format d’organigramme où les processus sont illustrés. Cette solution est la plus adaptée aux processus qui nécessitent une prise de décision. Vous pouvez choisir d’en utiliser un ou de les combiner, pour autant que ce soit approprié et facilement compréhensible par votre public.
Étape 4 : Rédiger les procédures
En fonction du format que vous avez choisi, commencez à rédiger les procédures en fonction de votre objectif. Un bon principe à suivre lors de la rédaction est celui des 5 C : clair, concis, correct, courtois et complet. Cela permet d’éliminer les approximations de la procédure et de s’assurer que chaque étape est cohérente.
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Modèle de conformité des procédures opératoires normalisées | Exemple 1 : |
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| Procédure : | Étape 1 – Portez des EPI ou des protections avant d’entrer dans l’atelier de production.
Étape 2 – Activez la ventilation avant de mettre les machines industrielles en marche. Étape 3 – Réglez le four à 200°C pour la torréfaction initiale des grains de café. Étape 4 – Régler la cellule de refroidissement du café à -50°C Étape 5 – Enfiler des vêtements thermiques avant d’ouvrir la cellule de refroidissement Étape 6 – Régler le vide à basse pression à 60°C Étape 7 – Contrôler la conformité aux spécifications et l’absence de défauts visuels pendant la production sur la ligne d’assemblage. Étape 8 – Effectuer les inspections finales avant que les produits ne soient emballés dans des boîtes |
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Liste de vérifications SOP pour la compression des comprimés | Exemple 2 : |
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| Procédure : |
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Étape 5 : Révision et mise à jour si nécessaire
Après avoir rédigé votre document SOP, révisez-le et testez-le avec les autres membres de l’équipe avant de l’envoyer aux parties prenantes pour approbation. Une fois approuvé, il sera ensuite mis en œuvre et partagé avec les employés concernés. Cependant, cela ne s’arrête pas là. Les SOP doivent être continuellement révisées et mises à jour, de préférence tous les 6 à 12 mois ou selon les besoins.
Application mobile pour réaliser des vérifications de procédures opérationnelles normalisées (SOP)
Effectuez des contrôles de conformité aux procédures opérationnelles normalisées en toute simplicité à l’aide d’une liste de vérification numérique. Utilisez SafetyCulture (iAuditor) sur votre téléphone ou votre tablette et effectuez des contrôles sur place pour vous assurer que les employés respectent les procédures opérationnelles normalisées dans l’entreprise. Prenez des notes et attribuez les actions nécessaires pour résoudre les cas de non-conformité. Avec SafetyCulture (iAuditor), l’application d’inspection mobile n°1 dans le monde, vous pouvez également :
- générer des rapports sur place ;
- prendre des photos de l’équipement, des appareils ;
- indiquer les mesures correctives et fixer la priorité et la date d’échéance ; et
- sauvegarder les rapports en ligne et les conserver en toute sécurité dans le Cloud.
Équipe de rédaction de SafetyCulture Team
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