Was ist eine Arbeitsauftrag Vorlage?
Eine Arbeitsauftrag Vorlage wird verwendet, um Wartungs-, Reparatur- oder andere Arten von Arbeiten zu genehmigen, die einer Person oder einer Gruppe von Personen mit entsprechenden Kenntnissen und Fähigkeiten zugewiesen werden. Sie hilft bei der Aufzeichnung von Kund*innendetails, wichtigen Aufgaben und Zeitplänen sowie Dienstleistungs- und Materialkosten. Arbeitsauftrag Vorlagen werden in der Außendienstbranche häufig verwendet, um Auftragsdetails an Außendiensttechniker*innen zuzuweisen und zu kommunizieren. Eine ordnungsgemäße Dokumentation der Kund*innenanforderungen hilft, den Arbeitsfortschritt zu verfolgen, die für die Wartung erforderlichen Ressourcen zu planen und zuzuweisen und Streitigkeiten zu vermeiden.
Arbeitsauftrag Vorlage: 6 Wesentliche Bestandteile
Arbeitsauftrag Vorlagen haben je nach ihrem Zweck unterschiedliche Komponenten. Um Diskrepanzen und Projektverzögerungen zu vermeiden, gibt es jedoch bestimmte Komponenten, die nicht übersehen werden sollten.
- Beschreibung der angeforderten Arbeit
Arbeitsauftragsvorlagen sollten eine klare Beschreibung haben, wie die erforderliche Aufgabe zu erfüllen ist. Um Diskrepanzen und Nacharbeit zu vermeiden, sollte sie den genauen erforderlichen Service, bestimmte benötigte Teile oder Materialien und/oder das gewünschte Endergebnis enthalten. - Name der Person/Abteilung, die die angeforderte Arbeit ausführen soll
Personen oder Abteilungen, die vom Kunden autorisiert sind, die erforderlichen Arbeiten durchzuführen, sind hier aufgeführt. Je nach Dringlichkeit und Umfang der Aufgabe kann dies eine Person, eine Gruppe von Personen oder eine ganze Abteilung sein. Alle hier aufgeführten Personen/Abteilungen müssen vereinbart werden, bevor eine Arbeit ausgeführt wird. - Kundendetails und Verfügbarkeit
Der vollständige Name des Kunden, die Kontaktdaten und der Terminplan der Verfügbarkeit werden im Arbeitsauftragsformular angegeben, so dass der beauftragte Techniker/die Person, die die Arbeit ausführt, Bedenken mit dem Kunden kommunizieren oder bei Bedarf zusätzliche Informationen vom Kunden anfordern kann. - Arbeits- und Materialkosten Material- und Dienstleistungspreise müssen im Arbeitsauftrag Formular enthalten sein, um die Erwartungen für beide Parteien korrekt festzulegen. Die meisten Arbeitsauftragsformulare enthalten auch eine Aufschlüsselung der Kosten wie z.B. Steuern, Zwischensumme und Gesamtbetrag.
- Zeitleiste und Zeitplan
Zeitpläne müssen zu Beginn zwischen dem Kunden und der Person/Abteilung, die die Arbeit ausführt, vereinbart werden, um sowohl ihre Erwartungen zu erfüllen als auch die Budgetzuweisung zu ermöglichen. Arbeiten, die zu viel Zeit in Anspruch nehmen oder den Termin überschreiten, können eine Überschreitung des Budgets bedeuten. Ein Zeitplan hilft beiden Parteien, den Überblick über die aufgewendeten Arbeitsstunden zu behalten und die Kosten zu verwalten. - Autorisierte Unterschrift
Unterschriften von Bevollmächtigten fungieren als Genehmigungsstempel und ermächtigen beauftragte Personen oder Abteilungen zur Durchführung der erforderlichen Arbeiten. Ein unterschriebenes Arbeitsauftragsformular zeigt eine Vereinbarung zwischen dem Auftraggeber und der beauftragten Person/Abteilung bezüglich der im Formular angegebenen Details an.
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Lassen Sie Kunden ihre Arbeitsaufträge durch elektronische Unterschriften bestätigen. Sie brauchen keine Arbeitsauftragsformulare auszudrucken! - Keine erneute Dateneingabe mehr
Alle Ihre Daten werden automatisch online gespeichert. Fertige Vorlagen können zu Dokumentationszwecken Berichte in verschiedenen Formaten generiern. Sie können sie auch als Empfangskopien an Kunden versenden. - Kein Datenverlust
Vorlagen und Berichte werden automatisch in der Cloud zur späteren Verwendung gespeichert. Sie müssen sich keine Sorgen über Datenverlust machen! - Einfaches Prüfen des Status von Arbeitsaufträgen
Überprüfen Sie den Status von erstellten Arbeitsaufträgen auf Ihrem Handy oder Tablet. Für schnellere Bearbeitungszeiten können Sie den entsprechenden Mitarbeitern sofort Aufgaben zuweisen, um die Arbeitsaufträge schnell zu erledigen.
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