Guía para el sistema de inventario

Qué es un sistema de inventario o control de existencias

El control de inventarios es un elemento clave de un sistema de inventarios. Los jefes de almacén y los planificadores de la producción deben seguir las siguientes actividades y procedimientos para controlar su inventario:

• Recepción, almacenamiento y traslado de mercancías
• Colocación de artículos en lugares estratégicos
• Seguimiento de los artículos del inventario y su ubicación en el almacén
• Documentar los detalles e historiales de los productos
• Controlar el estado de los artículos en stock
• Cumplir con los pedidos de compra con el stock disponible
• Integración de escáneres de códigos de barras
• Formación de informes de reordenación

Diferencia entre Control de Inventarios y Gestión de Inventarios

Aunque estos dos conceptos van de la mano, existen ligeras diferencias entre el control y la gestión de inventarios. El modelo de control de inventarios se ocupa de las existencias en un almacén, mientras que la gestión de inventarios implica el movimiento general de mercancías a través de las cadenas de suministro. También se encuentra el subsistema de inventarios, que consiste en resumir los requisitos mínimos a cumplir en la recepción, almacenaje, conservación, custodia, control y entrega de las materias primas y más.

En el cuadro siguiente se comparan los dos métodos de control de inventarios en cuanto a su alcance, objetivo, áreas de interés y acciones.

Tipos de inventarios

Existen dos tipos de inventarios principales: el sistema de inventario periódico y el perpetuo. La elección del sistema de control de inventario adecuado dependerá del tipo de empresa, el tamaño y el tipo de inventario. En esta sección se analizan estos dos tipos en detalle, cubriendo sus pros y sus contras, así como para qué son los mejores.

Sistema de control de inventario periódico

El sistema de control de inventarios periódico se refiere a un recuento recurrente de mercancías a intervalos específicos. En este sistema, los jefes de almacén cuentan manualmente su inventario de forma mensual, trimestral o anual. El periodo exacto depende de las necesidades de la organización y de las actividades empresariales.

Ventajas: Es relativamente sencillo y fácil de gestionar para los inventarios más pequeños. No requiere ninguna tecnología ni equipo especializado, lo que facilita la formación de las personas.

Contras: Se convierte en un proceso largo para las empresas con inventarios extensos. El proceso de recuento manual también es muy propenso a los errores humanos.

Lo mejor para: El sistema periódico es ideal para las pequeñas empresas con un inventario mínimo. También funciona mejor para las empresas que venden productos de nicho y que cuentan con productos de mayor tamaño.

Sistema de control de inventario permanente

El sistema de control de inventario permanente proporciona un recuento preciso de los niveles de inventario en tiempo real. Utiliza tecnología, como los códigos de barras y las etiquetas de identificación por radiofrecuencia (RFID), para el seguimiento de los productos. La información se registra en una base de datos centralizada a la que los responsables del almacén pueden acceder fácilmente.

Ventajas: Este método elimina la necesidad de contar manualmente. Ofrece a los responsables de los almacenes una instantánea del recuento de sus existencias durante un periodo de tiempo determinado. De este modo, se toman decisiones basadas en datos para las ventas, los pedidos y la gestión del inventario.

Contras: Un software de control de inventario puede ser caro de mantener. Además, es posible que no capte las discrepancias debidas a robos de productos, pérdidas, daños y errores de escaneado.

Lo mejor para: El sistema perpetuo funciona mejor para las empresas con múltiples sedes. También es ideal para las empresas que mantienen grandes inventarios.

Técnicas de control de inventario

El control de inventarios implica varias técnicas para supervisar el movimiento de las existencias en un almacén. Los cuatro métodos de control de inventario más conocidos son el análisis ABC, el último en entrar, primero en salir (LIFO) y el primero en entrar, primero en salir (FIFO), el seguimiento de lotes y las existencias de seguridad. Esta sección explica el funcionamiento de cada uno de estos métodos y cómo pueden ayudar a su empresa.

Análisis ABC

El análisis ABC en el control de inventarios clasifica las existencias en función de su importancia, precio y volumen de ventas. Estos criterios determinan el número de artículos que una empresa sacará al mercado.

Como su nombre indica, consta de las siguientes categorías:

• Clase A: artículos caros y de alta gama con controles estrictos e inventarios reducidos
• Clase B: artículos de precio medio, de prioridad media, con un volumen de ventas y unas existencias medias
• Clase C: artículos de bajo valor y bajo coste con grandes ventas y enormes inventarios

La aplicación del análisis ABC de control de inventarios permite a las empresas minimizar los costes de transporte de productos y maximizar el rendimiento de sus existencias.

LIFO y FIFO

Ambas técnicas de control de inventario organizan la entrada y salida de artículos del almacén en función de su fecha de llegada. La prioridad dependerá del tipo de productos disponibles en el almacén.

Con el método LIFO, el almacén distribuye primero el lote más reciente de artículos a los clientes. Así se evita que los productos se estropeen al llegar al mercado.

Pero con la técnica FIFO, el almacén da prioridad a las existencias más antiguas para su procesamiento y envío. De este modo, pueden mantener los productos frescos cuando el cliente los recibe.

Seguimiento de lotes

El seguimiento de los lotes es también una buena manera de organizar los artículos de stock en un almacén. En este método, se agrupan las mercancías de la misma fecha de producción y los mismos materiales. Esto ayuda a los responsables de los almacenes a controlar la siguiente información:

• De dónde proceden los artículos
• Hacia dónde se dirigen las mercancías
• Cuándo pueden caducar los artículos

Stock de seguridad

El stock de seguridad implica tener un conjunto adicional de bienes a mano como medida preventiva para la volatilidad del mercado. El importe debe ser superior a la demanda o uso medio del producto.

Actúa como una red de seguridad, en caso de que la demanda de los clientes supere la cantidad prevista. También les cubre cualquier incertidumbre en el rendimiento del suministro, como los retrasos en el envío.

Consejos para empezar un control de inventarios

Después de hablar de los tipos y las técnicas empleadas en un sistema de control de existencias, es hora de poner en práctica esas medidas. He aquí algunos consejos que le ayudarán a poner en marcha su proceso de control de inventario.

• Comenzar con un plan de control de inventarios – Este plan debe abordar el movimiento de los bienes desde la producción hasta las ventas y la eliminación de la base de datos de inventarios.
• Póngalo en práctica – Llevar a cabo el plan de control de inventario incluye establecer métricas y previsiones para los meses siguientes. También puede ajustar su estrategia de gestión de existencias según sea necesario.
• Lacoherencia es la clave en el etiquetado de los productos: encuentre un sistema que funcione para su empresa y manténgalo. Considere la posibilidad de buscar códigos de barras, RFID y unidades de mantenimiento de existencias (SKU).
• Establezca puntos de reorden – Esta práctica repone sistemáticamente sus artículos de stock en períodos determinados para que pueda controlar mejor su tiempo de entrega. El método de análisis ABC es una herramienta útil para llevarlo a cabo.
• Mantenga siempre en stock los artículos críticos: identifique qué productos son críticos para su negocio y asegúrese de que nunca se agotan.
• Revise los envíos de productos: lea los albaranes y compruebe que los productos no estén dañados para evitar pérdidas de inventario.
• Realice auditorías de almacén con regularidad: el personal del almacén puede revisar sus existencias en busca de deterioros, robos y posibles errores humanos. De este modo se garantiza que el equipo de contabilidad reciba información precisa sobre los recuentos y los costes de su inventario. Lo mejor es utilizar una lista de control de inventario digital como parte de las estrategias para mejorar el control de inventarios.