Una guía para la entrega de proyectos

¿Quién participa en el proceso?

En el sistema de ejecución de proyectos participan los siguientes actores clave:

1. Propietario del proyecto. Son los que encargan y financian -directa o indirectamente- un proyecto de construcción. También tienen la última palabra en la elección del contratista, el método de entrega y otras decisiones importantes.
2. Diseñador. Suele ser un arquitecto o un ingeniero y es la figura principal en el proceso de diseño. Planifican el diseño y se encargan de la construcción del edificio.
3. Contratista. Se encargan de las operaciones diarias en la obra. También contratan a subcontratistas para tareas específicas.
4. Director del proyecto de construcción. Funcionan como asesores del propietario del proyecto. Gestionan el calendario y el presupuesto de todo el proyecto en nombre del propietario.

Fases de entrega de proyectos

Tanto si se trata de una instalación a pequeña escala como de una subdivisión residencial a gran escala, todo proyecto pasa por cuatro fases. He aquí un recorrido por las etapas de la entrega de un proyecto de construcción.

Planificación

Todo proyecto exitoso comienza con un plan sólido. Esta fase de ejecución del proyecto implica el desarrollo y la organización de una estrategia para llevar a cabo el proyecto. En esta fase, el propietario también decide cómo se desarrollará el proyecto de principio a fin.
Un plan de proyecto completo incluye los siguientes elementos:

• Metas y objetivos
• Alcance del proyecto
• Análisis de las partes interesadas
• Plan de trabajo y estructura de desglose
• Estructura de comunicación e información
• Plan y gestión de horarios
• Evaluación y gestión de riesgos

Diseño

Una vez completado el plan, el proceso pasa a la fase de diseño. El equipo de diseño desarrolla el plano y los fundamentos según los objetivos y requisitos del proyecto. También presentan su caso de negocio, que incluye los siguientes aspectos:

• Especificaciones de diseño (planos, exposiciones, etc.)
• Resultados (técnicos, de gestión de proyectos, etc.)
• Presupuesto y calendario estimados

Aplicación

Tras la fase de diseño, el proyecto está en camino de ser completado. En otras palabras, la fase de aplicación es donde se produce la mayor parte del trabajo.

La construcción y la supervisión suelen tener lugar en esta fase. Los contratistas trabajan en la obra y realizan el diseño previsto en la fase anterior. El ritmo de ejecución dependerá de distintos factores, como los objetivos del proyecto, el calendario y los cambios que requiera el propietario.

Cierre de entrega

La entrega del proyecto no termina cuando se construye la instalación o cuando se terminan las obras de remodelación o renovación. Aquí es donde entra la fase de cierre, como culminación de todo el proceso. En esta fase se concluyen todas las tareas y actividades relacionadas con la entrega del proyecto, como las siguientes

• Evaluar los resultados con respecto a los objetivos y las metas en la fase de planificación
• Cumplir con todos los requisitos administrativos
• Evaluar el rendimiento de los equipos de proyecto
• Tomar nota de las lecciones aprendidas a lo largo del proceso

5 Métodos de entrega de proyectos

Diseño-Licitación-Construcción (DBB)

El modelo de diseño-licitación-construcción es el método más popular de entrega de proyectos. En este método, el propietario contrata a un diseñador y a un contratista por separado. Sigue una secuencia tradicional y los papeles no se solapan. He aquí un resumen del proceso:

1. El diseñador crea los planos y las especificaciones de acuerdo con los objetivos y la visión del propietario.
2. Una vez completado el diseño, el proyecto se abre a la licitación. Los contratistas generales presentan sus ofertas y el propietario selecciona la mejor del grupo de licitación.
3. El contratista seleccionado comienza a trabajar en el proyecto.

Ventajas: Este método proporciona a los propietarios un mayor control sobre el proyecto. También es más sencillo de gestionar porque es un método conocido por la mayoría de los diseñadores y contratistas. Además, el proceso de licitación permite a los propietarios asegurarse el precio más bajo y ahorrar dinero.

Contras: Lleva mucho tiempo porque hay que completar una fase antes de pasar a la siguiente. Por ejemplo, la construcción sólo comienza cuando se finaliza el diseño. Además, hay poca colaboración entre el diseñador y el contratista.

Lo mejor para: Este método funciona mejor para proyectos menos complejos y con un presupuesto limitado.

Diseño-Construcción (DB)

El diseño-construcción se ha convertido en una alternativa popular al proceso tradicional de DBB. En lugar de tener un diseñador y un contratista por separado, este método combina ambas funciones en una sola, denominada diseño-construcción. Reduce los largos plazos del método tradicional, por lo que es ideal para los proyectos de vía rápida.

Ventajas: El proceso es más eficiente, ya que un solo equipo se encarga de las fases de diseño y construcción. El tiempo de entrega también se acorta, lo que supone un menor coste y un riesgo mínimo.

Contras: Hay menos control por parte del propietario, ya que los contratistas toman la mayoría de las decisiones en el diseño y la construcción del proyecto. El reto para los propietarios, en este caso, es seleccionar la empresa adecuada para realizar el trabajo.

Lo mejor para: Este método es ideal para proyectos que requieren un plazo de tiempo acelerado.

Gestor de la Construcción en Riesgo (CMR)

Este método se asemeja al modelo DBB, pero con una gran diferencia. En el modelo CMR, el propietario contrata a un director de obra (CM) para que supervise todo el proyecto y le ayude a cumplir sus objetivos. Este método es ideal para quienes desean la ayuda de un profesional con experiencia específica en la realización de proyectos.

En este método, el propietario proporciona el diseño inicial y deja los detalles de gestión al CM. Para el resto del proceso, el CM es responsable de:

• Consultar a los diseñadores para sus planes de diseño
• Creación del cronograma del proceso
• Cálculo del Precio Máximo (PM)
• Seguimiento del presupuesto y no superación del GMP
• Selección de contratistas que satisfagan las necesidades del propietario
• Supervisión de la calidad del trabajo durante la construcción
• Coordinar cualquier cambio requerido por el propietario

Ventajas: Al establecer un precio fijo máximo, este método ayuda a reducir los costes de construcción. Además, los propietarios pueden utilizar la experiencia de un director de obra para seleccionar los medios más eficientes y entregar proyectos con menos costes y mejor calidad.

Contras: si los costes superan el umbral establecido, el director de obra debe asumirlos, lo que conlleva una reducción de los beneficios por su parte. Además, cualquier desacuerdo entre el constructor y el propietario puede retrasar los plazos.

Lo mejor para: Este método funciona mejor para proyectos con recursos de gestión limitados.

Multi-Prime (MP)

Este método se distingue del resto, ya que el propietario actúa como contratista general. Contratan directamente a las empresas para las fases de diseño y construcción. Por ejemplo, los propietarios se pondrán en contacto con un estudio de arquitectura para diseñar el proyecto y con contratistas especializados para necesidades específicas.

Ventajas: Los propietarios de proyectos con experiencia pueden ejercer un mayor control sobre el presupuesto. Se encargan del presupuesto, el calendario y otros aspectos de todo el proyecto. También pueden reducir los costes adquiriendo los materiales directamente de los proveedores.

Contras: El propietario se convierte en el único responsable de coordinar a varios contratistas a la vez. Una mala coordinación puede provocar retrasos en el calendario y costar valiosos recursos.

Lo mejor para: Este método es el mejor para acelerar las operaciones en momentos de emergencia.

Entrega integrada de proyectos (IPD)

El método de entrega de proyectos integrados sitúa la colaboración y el trabajo en equipo en el centro de sus operaciones. Este método emergente integra las funciones de diseñadores, contratistas y otros miembros del equipo para optimizar la entrega del proyecto.

En lugar de trabajar por separado, el equipo une sus fuerzas incluso en las primeras fases del proceso. Cada uno de ellos desempeña un papel en todo el proceso, desde el diseño hasta la construcción. Todo se comparte en todos los equipos, desde la información y las responsabilidades hasta las responsabilidades y los logros.

Ventajas: Este método agiliza el proceso de entrega al coordinar a todos los equipos a lo largo del proceso. También mejora la eficiencia cuando se combina con el método Lean y otras herramientas. Además, aprovecha al máximo la experiencia de los miembros del equipo en la planificación y la gestión.

Contras: El propietario tiene que comprometerse con todos los implicados en el proyecto. También requiere una métrica rigurosa para el diseño, la ingeniería, los costes y otros factores. Como es un método relativamente nuevo, no todos los interesados están familiarizados con él.

Lo mejor para: Este método funciona mejor para proyectos complejos que requieren la coordinación entre diferentes partes interesadas.

Cómo elegir el método adecuado

La selección de un método de entrega de proyectos es crucial para el éxito de cualquier proyecto. Al fin y al cabo, marcará la pauta de cómo será el proceso para todo el equipo.

Por ello, los propietarios de los proyectos deben considerar cuidadosamente los siguientes aspectos a la hora de elegir el método que mejor se adapte a su proyecto:

• Tipo. ¿Qué tipo de proyecto prevé el propietario?
• Alcance. ¿Qué parámetros abarcará el proyecto?
• Presupuesto. ¿Cuánto está dispuesto a gastar el propietario?
• Cronograma. ¿El proyecto se desarrollará de forma lineal o acelerada? ¿Habrá solapamientos en las fases?
• Diseño. ¿Qué aspecto tendrá el proyecto final cuando esté terminado? ¿Cómo funcionará?
• Riesgos. ¿Qué factores pueden poner en peligro a los interesados al realizar el proyecto?
• La experiencia del propietario. ¿Tiene la empresa experiencia en proyectos similares?
• Control del propietario. ¿Cuánto control quiere tener el propietario sobre el proyecto?

Desafíos en la realización de proyectos

La entrega de proyectos no es nada fácil. Los propietarios de los proyectos pueden estar a la altura del reto anticipándose a cualquier problema y pensando en soluciones de forma proactiva. He aquí los retos más comunes en la entrega de proyectos y las formas de resolverlos:

• Retrasos en el calendario. Siga el progreso en una sola plataforma. Informe inmediatamente de los problemas para ajustar el tiempo según sea necesario.
• Limitaciones presupuestarias. Haga una estimación precisa de los costes utilizando los análisis de proyectos anteriores. Controle los gastos en una sola plataforma para asegurarse de que todos los gastos se ajustan al presupuesto.
• Ineficiencias laborales. Crear un plan de trabajo claro y definido y un documento de especificaciones técnicas de uso en la primera fase. Haga cumplir estos protocolos con la ayuda de las listas de comprobación digitales y fáciles de usar de SafetyCulture (antes iAuditor).
• Cambios bruscos durante la construcción. Asegúrese de que el plan de entrega del proyecto es lo suficientemente flexible como para adaptarse a los cambios.
• Falta de colaboración entre las partes interesadas. Establecer una línea de comunicación clara entre los directores de proyecto, los diseñadores y los contratistas.