Comprender la importancia y el proceso de gestión de proveedores

¿Por qué es importante la gestión de proveedores?

El objetivo general de la gestión de proveedores es establecer relaciones adecuadas, gestionar los requisitos y comunicarse claramente con los proveedores para garantizar el buen funcionamiento de una organización.

Aparte de eso, este proceso estratégico es de suma importancia por las siguientes razones:

• Resistencia de la cadena de suministro
• Calidad de los productos y servicios
• Eficiencia de costes
• Innovación y ventaja competitiva
• Operaciones racionalizadas
• Flexibilidad y adaptabilidad
• Sostenibilidad y prácticas éticas
• Colaboración e intercambio de conocimientos
• Asociaciones a largo plazo
• Satisfacción del cliente

Características clave de una gestión eficaz de los proveedores

Ser consciente de las características clave de una gestión eficaz de los proveedores tiene un profundo impacto en el rendimiento y el éxito general de la cadena de suministro de una organización. Se trata de principios rectores que determinan la forma en que las organizaciones se relacionan con sus proveedores, lo que se traduce en una serie de beneficios que se aplican a todos los aspectos de las operaciones.

Estas son algunas de las características comunes de la gestión eficaz de proveedores que contribuyen al éxito de las relaciones con los proveedores y a la optimización de las operaciones de la cadena de suministro:

• Alineación estratégica, colaboración y comunicación
• Medición y desarrollo del rendimiento de los proveedores
• Integración de la tecnología
• Segmentación y diversificación de proveedores
• Planificación de la gestión de crisis
• Flexibilidad contractual y transparencia de precios
• Alineación de valores
• Revisiones y auditorías periódicas
• Resolución de conflictos
• Apoyo ejecutivo

¿Cuáles son los distintos tipos de modelos de gestión de proveedores?

Una organización puede enfocar su sistema de gestión de proveedores de forma única para adaptarlo a sus objetivos, necesidades empresariales y productos o servicios. Aquí es donde pueden considerarse varios modelos para garantizar iniciativas específicas y una aplicación eficaz.

A continuación se presentan las principales clasificaciones de cómo las organizaciones pueden abastecerse de sus productos, componentes o servicios:

Un único proveedor

El abastecimiento único es un modelo de gestión de proveedores en el que una organización confía en un único proveedor. Este enfoque puede ofrecer ventajas, como la simplificación de la comunicación, la posibilidad de mejorar la capacidad de negociación y la racionalización de los procesos.

Sin embargo, también conlleva riesgos inherentes, ya que cualquier problema con un único proveedor puede provocar interrupciones en la cadena de suministro. Para mitigar estos riesgos, las organizaciones que emplean este modelo deben disponer de planes de contingencia.

Abastecimiento múltiple

El modelo de aprovisionamiento múltiple, por su parte, implica que una organización adquiere bienes o servicios de múltiples proveedores. Al trabajar con varios proveedores, las organizaciones pueden sortear mejor las interrupciones del suministro, los problemas de calidad y la cambiante dinámica del mercado.

Sin embargo, el aprovisionamiento múltiple puede complicar los esfuerzos de coordinación, negociación y comunicación con múltiples partes interesadas.

Organización virtual

Este modelo es un planteamiento más complejo que implica la colaboración con proveedores y socios de distintas ubicaciones geográficas, a menudo facilitada por tecnologías avanzadas de comunicación y plataformas digitales. Esto permite a las organizaciones aprovechar la experiencia, los recursos y las capacidades globales, al tiempo que se minimiza la necesidad de infraestructura física.

¿En qué consiste el proceso?

La gestión eficaz de los proveedores de una organización implica una serie de pasos y actividades que requieren una perspectiva estratégica, una comunicación eficaz y una evaluación continua para garantizar el éxito de las asociaciones con los proveedores, la resistencia de la cadena de suministro y la consecución de los objetivos de la organización.

He aquí un resumen del proceso típico de gestión de proveedores:

Proceso de gestión de proveedores

1. Identificación, selección y evaluación de proveedores

El proceso de selección de proveedores comienza con la identificación de proveedores potenciales que se ajusten a las necesidades y objetivos estratégicos de la organización. Se evalúan diversos criterios (por ejemplo, calidad, coste, consideraciones éticas, capacidad de producción). A continuación, se elabora una lista de proveedores adecuados.

2. Negociación y contratación

Una vez identificado un proveedor de calidad, se entablan negociaciones para establecer los términos, condiciones, precios, plazos de entrega y otros detalles contractuales. El acuerdo final define las expectativas, las responsabilidades y los parámetros de rendimiento.

3. Incorporación de proveedores

Tras la firma del contrato, el proveedor se incorpora a los sistemas de la organización. Esto implica compartir la información pertinente, establecer canales de comunicación y aclarar funciones y responsabilidades.

3. Incorporación de proveedores

Tras la firma del contrato, el proveedor se incorpora a los sistemas de la organización. Esto implica compartir la información pertinente, establecer canales de comunicación y aclarar funciones y responsabilidades.

4. Seguimiento y medición del rendimiento

A lo largo de la relación, se establecen Indicadores Clave de Rendimiento (KPI ) para medir el rendimiento del proveedor. El seguimiento periódico de estos parámetros garantiza el cumplimiento de las obligaciones de calidad, entrega y otras obligaciones contractuales.

5. Comunicación y colaboración

Se mantiene una comunicación abierta y transparente con los proveedores para abordar cualquier preocupación, proporcionar actualizaciones y colaborar en mejoras o innovaciones. Además, se comparten los comentarios para fomentar la mejora continua.

6. Gestión del riesgo de los proveedores

Se identifican y evalúan los riesgos asociados a la relación con el proveedor y a la cadena de suministro en general. Para apoyarlas y hacer frente a posibles interrupciones, es preciso desarrollar estrategias de mitigación, incluidos planes de contingencia.

7. Garantía de calidad y auditorías

Deben realizarse auditorías de calidad periódicas para verificar que los proveedores cumplen las normas de calidad establecidas. De este modo se garantiza el cumplimiento de la normativa, se identifican áreas de mejora y se mantiene una calidad constante de los productos o servicios.

8. Renovación o rescisión del contrato

Los contratos también se revisan y renuevan periódicamente, a menudo en función de los resultados de los proveedores y de la evolución de las necesidades de la empresa. En caso necesario, el proceso de rescisión de contratos se gestiona con una interrupción mínima de la cadena de suministro y con la ayuda de una base de datos de gestión de proveedores bien mantenida.

Estrategias

Para complementar sus esfuerzos a la hora de garantizar un proceso fluido en la creación y gestión de relaciones con los proveedores de su organización, he aquí algunas estrategias y mejores prácticas de gestión de proveedores que puede aplicar:

• Fomentar la colaboración con los principales proveedores para impulsar la innovación mutua, la mejora de los procesos y la resolución de problemas mediante reuniones periódicas, iniciativas conjuntas e intercambio de información.
• Mantener una base de proveedores diversificada para reducir la dependencia de una sola fuente y evitar los riesgos asociados a las interrupciones y la escasez de un solo proveedor.
• Establezca parámetros de rendimiento y KPI claros para los proveedores e incentive el alto rendimiento mediante recompensas y sanciones.
• Desarrollar planes integrales de evaluación de riesgos, mitigación y contingencia para minimizar el impacto negativo en el negocio.
• Priorice el trabajo con proveedores que se adhieran a prácticas empresariales éticas y sostenibles, especialmente aquellos con compromisos medioambientales, sociales y de gobernanza (ESG) que se alineen con los valores de su organización.
• Centrarse en la creación de asociaciones a largo plazo con los proveedores, que conduzcan a relaciones más estables y de colaboración.
• Aprovechar los datos y los análisis para obtener información sobre el rendimiento de los proveedores, las tendencias y las oportunidades de mejora.

Desafíos

Ahora bien, ¿cuáles son los retos de la gestión de proveedores? Por supuesto, puede haber obstáculos imprevistos en el camino. Así que lo mejor es estar informado de estas posibilidades para ayudar a mitigar su impacto:

• Interrupciones en la cadena de suministro
• Dependencia de proveedores clave
• Cuestiones de control de calidad
• Fallos de comunicación
• Cambios imprevisibles en el mercado
• Aumentos imprevistos de los costes
• Falta de compromiso de los ejecutivos
• Seguridad y privacidad de datos comprometidas

Formación

Una gestión eficaz de los proveedores implica el cumplimiento estricto de las normas que las organizaciones establecen para sus procesos. Para garantizar que todos los empleados se ajustan a las mejores prácticas, la formación debe ser una iniciativa fundamental.

La formación dota a las personas de los conocimientos, habilidades y herramientas necesarios para gestionar las relaciones con los proveedores, garantizar la resistencia de la cadena de suministro e impulsar resultados satisfactorios. Aparte de éstas, he aquí otros ejemplos de las áreas que pueden tratarse en programas completos de formación en gestión de proveedores:

• Habilidades de relación con los proveedores: por ejemplo, habilidades de comunicación, negociación y resolución de conflictos.
• Técnicas de negociación: capacita a los profesionales de la gestión de compras y proveedores para garantizar condiciones y acuerdos favorables con los proveedores.
• 
  Gestión de riesgos
  – permite a las personas identificar posibles perturbaciones y elaborar planes de contingencia
• Evaluación de proveedores: ayuda a evaluar y cualificar eficazmente a los proveedores basándose en criterios razonables.
• Medición del rendimiento: ayuda a realizar un seguimiento del rendimiento de los proveedores y a garantizar el cumplimiento de los contratos.
• Análisis de datos y tecnología: mejora la visibilidad, la toma de decisiones basada en datos y la eficiencia de los procesos.
• Gestión de crisis: prepara a los equipos para gestionar eficazmente las crisis de la cadena de suministro y de los proveedores.
• Cumplimiento de la normativa: garantiza que las personas comprendan los requisitos legales y las normas de cumplimiento pertinentes para las relaciones con los proveedores.
• Gestión del cambio – ayuda a los equipos a adaptarse eficazmente a los cambios