Su guía infalible para la matriz de decisiones

La matriz de decisiones es una herramienta poderosa para evaluar y seleccionar la mejor opción entre varias alternativas. Consiste en organizar las decisiones en una tabla que muestra los criterios relevantes y las diferentes opciones disponibles. Al considerar factores como costo, viabilidad, impacto y riesgos, se asignan valores a cada opción y se pondera su importancia relativa. Una vez que se toma una decisión, es importante recordar que el proceso no termina ahí. De hecho, qué sigue después de las decisiones es igualmente crucial. Se debe implementar un plan de acción claro y realizar un seguimiento adecuado para evaluar la efectividad de la decisión tomada. Además, es fundamental estar dispuesto a ajustar o revisar la decisión si es necesario, a medida que se obtengan más datos o se presenten cambios en el entorno. La matriz de decisiones es solo una etapa en el ciclo de toma de decisiones, y su verdadero valor radica en la ejecución y adaptación continua para lograr resultados exitosos.

Una matriz de decisiones ayuda en:

• garantizar la objetividad en la toma de decisiones;
• proporcionando un esquema claro de las opciones disponibles;
• eliminando rápidamente las opciones no viables;
• priorizando factores y tareas cruciales;
• sopesando los pros y los contras de cada opción; y
• resolviendo problemas de forma lógica.

Cuándo utilizarlo

Como cualquier otro método, una matriz de decisión funciona mejor cuando se utiliza de forma correcta. Los equipos pueden maximizar las capacidades de una matriz de toma de decisiones cuando:

• comparan opciones con un conjunto de criterios similares;
• reducen las múltiples opciones a una sola;
• cuantifican el peso de los factores importantes; y
• Realizan un enfoque lógico de las decisiones.

Esta matriz funciona mejor para situaciones que requieren una sola opción de trabajo, como decidir qué nuevo producto lanzar. También sirve para encontrar la mejor solución a un problema acuciante en el lugar de trabajo. Además, también puede utilizarse junto con una matriz de priorización.

Cómo hacer una matriz de decisiones

Esta sección muestra una guía paso a paso para crear una matriz de decisiones. Sigue el formato estándar de una matriz de decisión ponderada.

1. Enumerar las opciones

Empiece a construir una matriz de decisiones redactando una lista de las opciones entre las que va a decidir. Por ejemplo, anote los proveedores con los que desea trabajar para un proyecto de infraestructura.

Facilite este paso pidiendo la opinión del equipo de antemano o haciendo una lluvia de ideas durante las reuniones del equipo.

2. Establecer los criterios

El siguiente paso es anotar los factores cruciales para la decisión. Es mejor incluir los factores cruciales para decidir la mejor ruta. Tener un conjunto de criterios le ayuda a seleccionar la mejor opción y a evitar la subjetividad en la toma de decisiones.

Si el conjunto de criterios es demasiado largo, filtre la lista a un número menor de prioridades principales utilizando herramientas de multivoto y de reducción de la lista.

3. Crear la matriz

Después de consolidar las opciones y los factores a considerar, puede empezar a construir la matriz de decisiones. Su estructura tabular permite ver varias posibilidades a la hora de sopesar las opciones.

En primer lugar, rellene la fila superior con las opciones. A continuación, anota en las columnas los criterios para la toma de decisiones. Debería tener el aspecto de la Tabla 1.

Tabla 1. Esqueleto inicial de la matriz de decisión

4. Asignar un peso a cada criterio

El siguiente paso después de construir el esqueleto de la matriz de decisiones es añadir peso a cada factor. Esta parte cuantifica la importancia de un criterio para la decisión final.

Puede clasificar cada factor según el número de consideraciones que tenga. Un ejemplo clásico es utilizar la escala del 1 al 5, siendo el 5 el factor más importante y el 1 el menos importante.

El cuadro 2 muestra el aspecto de la matriz desicional tras esta nueva adición.

Tabla 2. Matriz de decisión con peso asignado

5. Califique cada opción según los criterios establecidos

Después de clasificar cada factor, debe sopesar cada opción en función de los criterios. Pregúntese: ¿cómo se mide su grupo de selección con respecto a los aspectos esenciales de su decisión final?

A continuación se presentan ejemplos de rangos al calificar cada alternativa en función de un conjunto de criterios:

• Escala de 1 a 3 (1 = bajo, 2 = medio, 3 = alto)
• Escala de 1 a 5 (1 = menos importante, 5 = más importante)
• Escala 1-4-9 (1 = baja prioridad, 4 = prioridad moderada, 9 = alta prioridad)

6. Multiplicar la puntuación por el peso

Después de calificar todas las opciones, debe multiplicar la puntuación por el peso asignado en el paso 4. Los números resultantes mostrarán la puntuación ponderada, es decir, la calificación de cada opción en relación con los criterios establecidos.

7. Calcular la puntuación global

Por último, una vez completadas las puntuaciones ponderadas, es el momento de combinarlas. Encuentre la puntuación total sumando los puntos ponderados de cada opción. La alternativa con el mayor número de puntos se convierte en la mejor ruta según sus criterios.

Tenga en cuenta que la decisión final queda en sus manos. Esta matriz de decisiones es simplemente una herramienta que le ayudará a seleccionar la mejor opción si quiere evaluar sus opciones objetivamente.

Matriz de decisiones ejemplos

He aquí un ejemplo para ilustrar mejor el funcionamiento de una matriz desicional.

En esta situación, usted es un gestor de proyectos que necesita contratar a una agencia de construcción para un proyecto de edificio comercial. Para llevar a cabo este proyecto con éxito, se buscan las siguientes cosas en una agencia, de más a menos importantes:

1. Experiencia: ¿Cuánto tiempo llevan trabajando en el sector? ¿Cuál es su reputación entre los círculos del sector?
2. Opiniones de los clientes: ¿Qué dicen sus clientes sobre su servicio?
3. Experiencia: ¿En qué edificios están especializados?
4. Rentabilidad: ¿Cuánto hay que desembolsar para este proyecto?

Ha reducido sus opciones a la Agencia 1, la Agencia 2 y la Agencia 3. Si se trazan estas opciones en una matriz de decisión, este es el aspecto que tendrían:

Tabla 3. Ejemplo de matriz de decisiones inicial

Tras semanas de investigación, esto es lo que ha encontrado sobre las tres agencias de construcción:

• La Agencia 1 es bastante cara, pero tiene unas críticas estelares de los clientes y una gran experiencia en el sector. Sin embargo, está especializada en edificios residenciales.
• La Agencia 2 está especializada en edificios comerciales y es rentable. Sin embargo, le falta experiencia. Además, recibe una puntuación media en los comentarios de los clientes.
• La Agencia 3 no es la más cara, pero tampoco es la más rentable de las tres opciones. Tiene buenas críticas de los clientes y una gran experiencia y conocimientos en edificios comerciales.

Para esta matriz de decisión, utilizará las siguientes escalas:

• Peso: 1 = menos importante, 4 = más importante
• Valoración: 1 = bajo, 2 = regular/medio, 3 = alto

Utilizando la información de esta sección, observe las puntuaciones iniciales en la Tabla 4.

Tabla 4. Ejemplo de matriz de decisiones con puntuaciones iniciales

Sin embargo, el cómputo no se detiene aquí. Hay que multiplicar el peso por los puntos, como se menciona en el paso 6. Las puntuaciones ponderadas resultantes se destacan en el cuadro 5.

Tabla 5. Ejemplo de matriz de decisiones con puntuaciones ponderadas

Después de calcular las puntuaciones ponderadas, es el momento de sumarlas. El cuadro 6 muestra cómo se hace.

Tabla 6. Ejemplo de matriz de decisiones con puntuaciones totales

Al sumar la puntuación total, la Agencia 3 surge como la mejor opción para la empresa con un total de 26 puntos.

Otros tipos de matrices de decisiones

Además de la matriz de decisión ponderada, los equipos pueden explorar otros dos tipos de matrices de decisiones: la matriz de decisión Pugh y la matriz de decisión Eisenhower.

Matriz de decisión de Pugh

La matriz de decisión de Pugh es una herramienta ideada por el científico escocés Dr. Stuart Pugh para formalizar el proceso de toma de decisiones. Permite a los equipos elegir una oportunidad de mejora evaluándola entre ellos.

Esta matriz sigue los mismos pasos que la matriz de decisión anterior, pero con una diferencia en el paso 5. En lugar de una escala de 1 a 5, establece una línea de base y califica cada opción con respecto a ella como Mejor (+), Igual (0 o s) o Peor (-). El cuadro 7 muestra un ejemplo de este sistema de clasificación.

Tabla 7. Matriz de decisión de Pugh

Matriz de decisiones de Eisenhower

La matriz de decisión de Eisenhower fue diseñada por el ex presidente de los Estados Unidos Dwight D. Eisenhower. Esta matriz de toma de decisiones, también conocida como Matriz Urgente-Importante, le ayudó a ordenar sus tareas y a tomar decisiones difíciles durante su mandato.

Haciendo honor a su nombre, la matriz de decisiones de Eisenhower ayuda a clasificar las tareas por su urgencia e importancia. Trabajando en este orden, las personas pueden maximizar su productividad.

Esta matriz, como se muestra a continuación, consta de cuatro cuadrantes:

1. Hacer: Hacer primero las tareas importantes en el mismo día.
2. Decidir: Programe en su calendario las tareas importantes pero no urgentes.
3. Delegar: Asigna a alguien para que realice las tareas menos importantes pero urgentes.
4. Eliminar: Eliminar las tareas que no son ni urgentes ni importantes.

Consejos para la elaboración de una matriz de decisión

Una matriz de decisión es una gran herramienta para visualizar el peso de las opciones en función de un conjunto de criterios. Para maximizar su eficacia, aquí tienes algunos consejos que puedes seguir:

• Reduzca de su lista de opciones con herramientas como la multivoto y la reducción de listas.
• Considere los siguientes aspectos al formular sus propios criterios de decisión:
  • viabilidad;
  • eficacia;
  • capacidad;
  • coste (dinero, recursos, etc.);
  • el tiempo requerido; y
  • apoyo (de la dirección, del equipo, etc.).
• Sea claro y específico en las palabras que utiliza al establecer los criterios. Por ejemplo, algunas personas pueden confundir el criterio de “coste” con el de “bajo coste”, que es deseable. Evite esto reformulando la frase con “rentabilidad” en su lugar.
• Coloque el extremo que más probablemente elegiría en la parte alta de la escala (3 o 5).
• Siempre hay que dar una descripción en la escala de valoración para evitar confusiones. Por ejemplo, puede especificar 1 como la prioridad más baja y 5 como la más alta.