Proceso de selección de proveedores

Importancia

Encontrar y elegir proveedores puede resultar especialmente difícil porque los requisitos de las organizaciones son muy diversos. Además, a pesar de las numerosas opciones, no todas las normas pueden ajustarse con precisión. Aunque este proceso de múltiples pasos suele ser arduo y largo, seguirlo puede ayudar a las empresas de varias maneras:

• Rentabilidad: con este proceso, las empresas pueden comparar las ofertas de varios proveedores externos o proveedores de servicios y elegir la que ofrezca los precios más competitivos.
• Garantía de calidad – Encontrar a los proveedores más adecuados mediante este meticuloso sistema garantiza bienes y servicios de alta calidad sin preocuparse por defectos o rechazos.
• Mitigación de riesgos – Una de las etapas del procedimiento consiste en identificar las amenazas en materia de calidad, finanzas y ética, y garantizar la adopción de medidas para mitigar estos riesgos.
• Fiabilidad de la cadena de suministro – Las interrupciones en la cadena de suministro, como retrasos en las entregas o escasez de materiales, podrían obstaculizar las operaciones. Al examinar a los proveedores mediante este proceso, las empresas pueden evaluar su fiabilidad.
• Colaboración a largo plazo – La compatibilidad, los valores compartidos y los objetivos mutuos son factores que las empresas suelen buscar en sus proveedores, lo que se traduce en asociaciones duraderas.

El proceso de evaluación y selección de proveedores no sólo beneficia a la empresa, sino también a los clientes a los que sirven, ya que los productos y servicios se entregan de forma excepcional y puntual.

Los 7 pasos del proceso de selección de proveedores

Aunque las organizaciones pueden establecer su propia metodología en la búsqueda de proveedores, el esquema más básico consta de siete etapas fundamentales.

1. Identificar las necesidades de la organización

La primera fase consiste en definir los requisitos y expectativas de la empresa que completan el producto o servicio que piensan ofrecer. Esto se facilita mediante el constante intercambio de información con los miembros del equipo, la realización de análisis de necesidades, la evaluación de la viabilidad, la observación de las tendencias y la creación de calendarios de proyectos.

Digitalizar estos requisitos y almacenarlo todo en una base de datos centralizada garantiza que los gestores recuerden todos los detalles a la hora de cotejarlos con las ofertas de los proveedores. Los sistemas informáticos también proporcionan tendencias de mercado actualizadas y puntos de referencia del sector, lo que ayuda a tomar mejores decisiones.

2. Establecer criterios de evaluación

El segundo paso es la creación de criterios que ayuden a los directivos a evaluar objetivamente a los proveedores. Los factores a tener en cuenta también pueden digitalizarse y compartirse entre gestores, auditores y otras partes interesadas. Esto incluye lo siguiente:

• Cumplimiento de los sistemas de gestión de la calidad y las mejores prácticas
• Buena salud y estabilidad financiera
• Capacidad para gestionar el volumen y la escalabilidad
• Estructuras de precios y condiciones de pago justas
• Estrategias satisfactorias de mitigación de riesgos y planes de contingencia
• Prácticas éticas, iniciativas medioambientales y responsabilidad social

3. Proveedores de pantallas

Sobre la base de los criterios establecidos, las empresas pueden empezar a precalificar a los posibles proveedores realizando un estudio de mercado exhaustivo, revisando los perfiles de los proveedores (en particular, sus licencias y certificaciones) y solicitando referencias.

4. Pedir solicitudes de propuestas (RFP)

Esta es la parte en la que las organizaciones se ponen en contacto activamente con sus mejores opciones para solicitar propuestas y presupuestos. La solicitud de propuestas debe detallar estos aspectos esenciales:

• Alcance total del proyecto
• Lista de requisitos
• Proceso de contratación
• Calendario de actividades
• Condiciones comerciales

A continuación, los vendedores y proveedores de servicios presentarán sus ofertas dentro de un plazo determinado y deberán incluir lo siguiente:

• Especificaciones del producto
• Precios
• Plazos de entrega

El seguimiento de toda la información es posible con una solución digital. Esto también facilita una mejor recogida de datos y una comparación más eficaz de las propuestas.

5. Evaluación y selección de proveedores

Es probable que las organizaciones reciban numerosas solicitudes de propuestas para revisar. Para agilizar esta parte del proceso y llegar a un número manejable, las empresas deben crear un sistema de puntuación basado en análisis cualitativos y cuantitativos. Hay que tener en cuenta factores como la calidad, el precio, la fiabilidad y el valor global.

Las hojas de puntuación pueden analizarse mediante una herramienta informática, que evalúa a cada proveedor en función de parámetros predefinidos. Con la ayuda de integraciones, pueden calcularse y luego convertirse en gráficos fáciles de ver y comprender.

6. Auditoría de las instalaciones de los proveedores

Los socios potenciales que hayan superado la evaluación deben ser visitados para realizar comprobaciones más exhaustivas. Durante esta inspección de las instalaciones, el proceso de producción y las medidas de control de calidad, los auditores empresariales pueden utilizar listas de comprobación digitales para agilizar la inspección y enviar inmediatamente los informes a sus responsables para una revisión más eficiente.

7. Finalización del acuerdo con el proveedor y gestión de las relaciones

La última etapa es la selección del proveedor y la firma de un acuerdo formal en el que se definan las condiciones, con cláusulas de confidencialidad y mecanismos de resolución de conflictos. Este paso también implica el compromiso de ambas partes de colaborar y garantizar tanto la gestión de la calidad como la transparencia durante toda la vida del contrato.

Las soluciones informáticas ayudan a recopilar datos de forma eficaz, crear directorios de proveedores, gestionar proveedores y gestionar documentos de forma segura. La calidad también se garantiza mediante la supervisión constante de los indicadores clave de rendimiento y la comunicación en tiempo real para resolver los problemas con mayor rapidez.