Crear una cultura de mejora continua de la calidad en una organización

Una organización que tiene una cultura de mejora continua de la calidad se compone de empleados con actitudes cuestionadoras y curiosidad, combinadas con directivos que recompensan la experimentación, ven los fracasos como una oportunidad positiva para aprender y forman a los miembros de su equipo para que sean profesionales de la resolución de problemas con capacidad para identificar y eliminar procesos. residuos.

Importancia de la mejora continua de la calidad

Una cultura de mejora continua es de vital importancia para las personas, los equipos y las organizaciones que persiguen el éxito y el crecimiento a largo plazo. He aquí algunas razones clave por las que reviste gran importancia tanto a corto como a largo plazo:

• Aumenta el compromiso y la retención de los empleados
• Mejora la satisfacción del cliente
• Mejora la eficacia y la productividad
• Fomenta la innovación
• Promueve el aprendizaje y el desarrollo
• Fomenta una cultura de transparencia y rendición de cuentas
• Facilita la gestión del cambio

¿Cómo es una cultura de mejora continua de la calidad?

La creación de una cultura de mejora continua debe ser intencionada. Debe basarse en principios, apoyarse en herramientas y procesos y reforzarse con incentivos. Dado que la base de la cultura de una empresa son sus valores y principios rectores, éstos deben servir de recordatorio constante a la hora de tomar decisiones y comprometer a los empleados. Principios como el respeto a las personas, la intolerancia del despilfarro, ofrecer a los clientes el máximo valor posible y la predisposición a la acción son un buen punto de partida.

Una vez establecidos los principios rectores y los valores, hay que ponerlos en práctica. Esto se ve facilitado por los procesos y herramientas que se aplican para manifestar la cultura. Por lo tanto, es crucial tener en cuenta que esto requerirá una inversión de tiempo y recursos para lograr resultados tangibles.

Por último, la información recopilada debe hacerse visible para todos y comentarse con frecuencia en público y en múltiples foros. Los incentivos también deben concederse en función de criterios alineados con los objetivos de la empresa.

Del mismo modo, los empleados deben ser reconocidos por sus esfuerzos y animados constantemente a encontrar nuevas formas de eliminar el despilfarro y mejorar el valor para el cliente.

Proceso

Las organizaciones pueden utilizar este proceso general, paso a paso, de creación de una cultura de mejora continua:

1. Estrategia

Al formular su estrategia para crear una cultura de mejora continua, debe asegurarse de que están presentes ciertos elementos críticos. Ante todo, la mejora continua debe ser impulsada por la primera línea o sus empleados sobre el terreno. Son ellos quienes deben identificar los problemas y desarrollar y aplicar las mejoras. A continuación, es responsabilidad de la dirección generar un mensaje generalizado de “por qué” en torno a un sentido de urgencia para que la primera línea siga comprometida y con energía para actuar.

2. Comunicación

La dirección debe tener la capacidad de comunicar claramente los valores, la misión y los objetivos de la organización a sus empleados, y ese mensaje puede adaptarse y personalizarse para distintos públicos arriba, abajo y en toda la empresa.

3. Datos e información

La capacidad de captar información fiable es el motor de una cultura de mejora continua. Cuando los trabajadores están bien formados, confían en sí mismos y son capaces, cuentan con los conocimientos, la experiencia y la formación necesarios para reconocer las oportunidades de mejora.

4. Plan de acción

Cuando se observan las cosas correctas, se pueden captar oportunidades de mejora e innovación y comunicarlas a la dirección. Aquí es donde los planes de acción y los programas deben ser concretos y visibles para responsabilizar a los líderes del cumplimiento de dichos planes. De este modo se genera confianza con la primera línea y se ayuda a detectar y resolver problemas sistémicos.

5. Seguimiento y revisión

Las mejoras operativas también pueden supervisarse y correlacionarse con el calendario de las medidas adoptadas para determinar las causas profundas y las contramedidas eficaces. El reconocimiento del éxito de estas iniciativas puede luego compartirse en toda la organización para seguir alimentando la iniciativa de mejora continua.

Ejemplos y buenas prácticas de cultura de mejora continua

Hay muchos factores de la ecuación que deben estar en equilibrio para mantener el impulso en la creación y el mantenimiento de una cultura de mejora continua. Además, las inversiones en tiempo, dinero y herramientas contribuirán en gran medida a asegurar a los empleados que la dirección y la gerencia se toman en serio su compromiso con la cultura que intentan construir.

Aparte de éstos, he aquí algunos escenarios de cómo los negocios y las empresas pueden implantar una cultura de mejora continua y asegurarse de que cada estrategia está alineada con sus objetivos:

• Eventos Kaizen – Kaizen es un término japonés que significa “cambio a mejor” o “mejora continua”. Consiste en organizar talleres o actos en los que los empleados se reúnen para identificar y aplicar mejoras en procesos o ámbitos específicos. Suelen seguir un planteamiento estructurado, como el ciclo Planificar-Hacer-Verificar-Actuar (PDCA ), y fomentan la colaboración interfuncional.
• Programas de sugerencias de los empleados – Este esfuerzo puede implicar la creación de una plataforma en línea o encuestas de sugerencias donde los empleados puedan enviar sus ideas, que luego se revisan, evalúan y aplican si se consideran viables. Reconocer y recompensar a los empleados cuyas sugerencias se pongan en práctica puede motivar aún más a los demás a contribuir.
• Metodologías ágiles- Las metodologías ágiles, como Scrum o Kanban, hacen hincapié en la retroalimentación frecuente, la colaboración y la adaptabilidad. Esto permite a los equipos evaluar y perfeccionar periódicamente sus procesos de trabajo, lo que conduce a una mejora continua.
• Paseos Gemba – Gemba es un término japonés que significa “el lugar real” o “donde ocurre el trabajo”. Paseos por el Gemba implican que los líderes o gestores se desplacen al lugar de trabajo real para observar y comprender los retos, identificar las ineficiencias y recabar ideas de mejora directamente de los trabajadores de primera línea que están más familiarizados con los procesos.
• Métricas de rendimiento y análisis de datos – Mediante el seguimiento de los indicadores clave de rendimiento (KPI), las organizaciones pueden identificar tendencias, cuellos de botella o áreas de bajo rendimiento para lograr mejoras específicas y una toma de decisiones basada en pruebas.
• Círculos de calidad – Se trata de pequeños grupos de empleados que se reúnen periódicamente para identificar y resolver problemas relacionados con el trabajo. Se centran en iniciativas de mejora de la calidad y capacitan a los empleados para que asuman como propio el proceso de mejora continua.
• Revisiones posteriores a la implantación: consisten en evaluar los resultados, recabar opiniones de las partes interesadas e identificar las lecciones aprendidas para perfeccionar los procesos y garantizar el aprendizaje continuo.