Guía de gestión de flotas para organizaciones

Elementos clave de los sistemas de gestión de flotas

Hay numerosos factores a tener en cuenta a la hora de supervisar las operaciones de la flota, pero los cinco componentes principales que se enumeran a continuación requieren la máxima atención. Dominarlas aumenta la productividad general, lo que conduce al éxito empresarial.

Adquisición de activos

Crear una estrategia bien pensada para adquirir vehículos reporta enormes beneficios. Puede resultar tentador comprar vehículos nuevos, pero el leasing o el renting pueden ser más prácticos en función de las necesidades operativas actuales y las limitaciones presupuestarias. El tipo, la cantidad y la capacidad de carga también deben favorecer los requisitos establecidos.

Mantenimiento y reparaciones

Tanto si la empresa compra, alquila o arrienda, la aplicación de un programa de mantenimiento proactivo previene las averías y reduce los tiempos de inactividad. Cumplir estrictamente este mantenimiento ahorra gastos generales al prolongar la vida útil del vehículo y garantizar la seguridad de las operaciones. Un registro de mantenimiento digital con un historial de servicio completo ayuda a tomar mejores decisiones.

Gestión del combustible

Ahorrar combustible al supervisar una flota es fundamental, sobre todo cuando los precios de la gasolina y el gasóleo están en máximos históricos. La planificación de las rutas, el control del consumo y la reducción del tiempo al ralentí contribuyen a optimizar la eficiencia del combustible y a reducir los costes. Además de invertir en vehículos híbridos o eléctricos, las empresas también se benefician de la localización por GPS y la telemática.

Gestión de conductores

Un componente igualmente vital en la gestión de una flota es la gestión de los conductores. Fijarse sólo en las inspecciones y el mantenimiento de los vehículos es imprudente cuando los conductores desempeñan un papel fundamental en la conservación de los activos y la maximización de los beneficios de la empresa. Es imprescindible controlar sus actividades en el trabajo, ya que su comportamiento al volante (por ejemplo, exceso de velocidad, ralentí constante y frenazos bruscos) afecta al rendimiento del vehículo. También es vital dotarles de formación y medios de comunicación.

Cumplimiento de la normativa

Mantenerse al día de la normativa que regula las horas de conducción, el mantenimiento de los vehículos y la seguridad vial establecida por la Administración Federal de Seguridad de Autotransportes (FMCSA) y otros organismos similares garantiza el cumplimiento de la ley, preserva la seguridad de los conductores y protege la reputación de la empresa.

Estrategias para superar retos comunes

Establecer un sistema de gestión de flotas práctico y bien planificado tiene numerosas ventajas para la empresa, sobre todo en lo que respecta a la mejora de la seguridad, la reducción de costes y la optimización de las operaciones para aumentar los beneficios. Adoptar estas estrategias es de suma importancia.

• Establezca un programa de mantenimiento exhaustivo – Como ya hemos dicho, las tareas de mantenimiento periódicas evitan averías repentinas y reparaciones costosas en el futuro. La creación de una lista exhaustiva de lo que debe hacerse por vehículo y un calendario para estos trabajos garantizan la seguridad y fiabilidad de los vehículos.
• Planifique las rutas de antemano – Viajar sin un itinerario organizado es una práctica ineficaz que acumula costes, incluido el consumo adicional de combustible y el desgaste innecesario del vehículo. La identificación del camino más corto hasta el destino y la comprobación del tráfico, las carreteras y las condiciones meteorológicas agilizan las entregas y aumentan el ahorro de costes.
• Invertir en la formación y el compromiso de los conductores: dotar a todos los conductores de las habilidades y los conocimientos adecuados garantiza su seguridad en la carretera y la longevidad del vehículo. También es imperativo incentivar el buen comportamiento mediante recompensas o reconocimiento y darles la posibilidad de hablar para fomentar una colaboración real.
• Aproveche los datos para tomar mejores decisiones – Todas las tareas encaminadas a optimizar las operaciones de la flota pueden ser arduas, agotadoras y costosas. Esto es posible cuando las decisiones se basan en datos completos y precisos. Revisar los recibos de combustible, el historial de mantenimiento del vehículo, los permisos u otra documentación, e incluso el diario de trabajo del conductor, puede llevar mucho tiempo, pero es indispensable para tener éxito.

El futuro de la gestión de flotas

Los avances tecnológicos han revolucionado la gestión de flotas, agilizando las tareas administrativas y operativas in situ. Retos como el aumento de los costes de combustible, las averías imprevistas y los desafortunados accidentes de tráfico pueden minimizarse o erradicarse por completo si se utilizan soluciones innovadoras de gestión de flotas. Estas son algunas de las tendencias emergentes a las que hay que prestar atención:

• Recopilación y análisis de datos automatizados: recopilar documentación en papel y analizarla a fondo supone una pérdida de tiempo muy valiosa. Gracias a la digitalización y la automatización, la tediosa tarea de llevar registros se hace más fácil y eficaz. Y con la ayuda de la analítica, es posible identificar tendencias y patrones para tomar mejores decisiones.
• Herramientas de optimización de rutas: con la ayuda de plataformas de GPS y cartografía, los conductores pueden encontrar la ruta más corta para entregar los bienes o servicios a tiempo, evitar los peligros de la carretera y ahorrar combustible. Muchos usuarios de GPS también han informado de un mejor servicio de atención al cliente.
• Monitores de estado para el mantenimiento predictivo: estas herramientas ayudan a las empresas a adoptar un enfoque más proactivo, ya que detectan posibles problemas en el vehículo y avisan inmediatamente a los gestores.
• Telemática e IoT: los sensores de los vehículos, los paneles centrales de datos y las redes inalámbricas conectan a los conductores en movimiento con las oficinas de despacho. Además de recopilar una gran cantidad de datos como el comportamiento del conductor e información sobre el vehículo, facilitan la comunicación en tiempo real para hacer frente a posibles problemas en la carretera.
• Accesibilidad móvil: las aplicaciones de software que pueden ejecutarse en dispositivos móviles de mano son increíblemente beneficiosas en el sector del transporte y la logística, ya que ayudan a los usuarios a realizar diversas tareas de gestión de flotas.
• Electrificación – Se prevé que el cambio de vehículos de gas o gasolina a híbridos aumente antes de 2030 debido a su eficiencia y a las iniciativas ecológicas de los gobiernos. Aunque se trata de un esfuerzo costoso, muchas empresas se inclinan por él porque las prácticas sostenibles ofrecen numerosos beneficios a largo plazo.