¿Qué es un formulario de solicitud de cambio?
Un formulario de solicitud de cambio, también conocido como formulario de orden de cambio, es una propuesta formal que suelen utilizar los contratistas y las partes interesadas para realizar modificaciones en el alcance del proyecto. Si no se emiten formularios de solicitud de cambio en cuanto se detectan problemas en el proyecto en curso, pueden producirse posibles reventones legales y de costes.
Mejores prácticas en la emisión de formularios de solicitud de cambio
Puede ser necesario modificar el alcance del trabajo original en caso de condiciones inesperadas del sitio, alcance del proyecto mal definido o errores de dibujo/plano. En estos casos, los formularios de órdenes de cambio pueden ayudar a cuantificar los costes potenciales y garantizar que las partes implicadas estén de acuerdo. Esta es la secuencia ideal a seguir en la emisión, aprobación y documentación de un formulario de orden de cambio:
Paso 1: Comunicarse con el propietario
Notificar al propietario y determinar si está considerando hacer ajustes más allá del alcance original del trabajo previsto en el contrato.
Paso 2: Crear un formulario de orden de cambio
Al redactar el formulario de solicitud de cambio, describa detalladamente el trabajo previsto. Esto implica proporcionar nuevos documentos de diseño, dibujos y/o especificaciones para ilustrar claramente los cambios. Los costes estimados de la mano de obra, los materiales y el equipo deben indicarse junto con el nuevo calendario del proyecto.
Paso 3: Presentar el formulario de orden de cambio y el presupuesto al propietario
Presente el formulario de orden de cambio y los documentos justificativos necesarios (es decir, el contrato original, los planos revisados, los informes diarios de construcción, etc.) junto con el presupuesto preparado por el contratista. Durante este paso, lo más probable es que se negocie el presupuesto. Una vez que todas las partes implicadas en el proyecto estén de acuerdo con el posible trabajo a realizar, todos firmarán y procederán a realizarlo. En caso contrario, se reescribirá la orden de cambio.
Paso 4: Inicio de las obras
Una vez aprobada la orden de cambio emitida, los trabajos planificados deben llevarse a cabo de acuerdo con el calendario revisado del proyecto.
Paso 5: Hacer un control de calidad
Después de realizar las modificaciones en el proyecto, los contratistas deben llevar a cabo una inspección para asegurarse de que las condiciones establecidas en el formulario de orden de cambio emitido se han cumplido satisfactoriamente. Documente la inspección tomando fotos para reducir las posibilidades de responsabilidad ante los problemas encontrados tras la finalización del trabajo.
Preguntas frecuentes sobre las solicitud de cambio.
En general, los tipos de solicitudes de cambio se pueden clasificar en dos categorías:
Órdenes de cambio dentro del alcance: se refieren a cambios que generalmente implican revisiones menores o correcciones al alcance y requisitos originales o existentes del proyecto. Por lo tanto, se considera que tienen poco impacto en el costo total, el cronograma y la coordinación necesaria para su implementación.
Órdenes de cambio fuera del alcance: por el contrario, este tipo de solicitud de cambio se refiere a cambios que requieren más tiempo para llevarse a cabo y tienen un gran impacto en el proyecto en general.
Dado que los cambios pueden provenir de diversos aspectos del proyecto, cualquier persona involucrada en el proyecto puede redactar y presentar una orden de cambio según sea necesario. En la mayoría de los casos, sin embargo, los formularios de orden de cambio son creados por los gerentes de proyecto, los clientes, los patrocinadores o los contratistas autorizados.
En la gestión de proyectos, hay varios interesados encargados de aprobar las solicitudes de cambio según varias variables en un proyecto. Estas consideraciones incluyen el tamaño del proyecto, los requisitos del contrato y las partes externas involucradas. Comúnmente, los que aprueban las solicitudes de cambio son los patrocinadores del proyecto, los gerentes de proyecto y la Junta de Control de Cambios (CCB, por sus siglas en inglés).
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