Introducción a las investigaciones en el lugar de trabajo

¿Qué es un reporte de investigación y quiénes suelen participar en las investigaciones en el lugar de trabajo?

Una investigación en el lugar de trabajo implica a las siguientes partes:

• Denunciante: la persona que ha presentado la queja o reclamación
• Demandado: la persona acusada de la infracción o la fechoría
• Testigo: la persona que tiene conocimiento de los hechos, ya sea por observación o por experiencia personal
• Investigador: persona u organismo encargado de determinar los hechos del caso; normalmente se trata de un profesional de Recursos Humanos (RH), un equipo jurídico, un jefe de unidad o de departamento, o un investigador independiente.

Propósito

Las empresas realizan investigaciones en el lugar de trabajo por diversos motivos. En esencia, su objetivo es determinar lo que realmente ocurrió en un incidente concreto mediante un intenso proceso de investigación. Para que esto funcione, los investigadores (normalmente de recursos humanos) reúnen información de todas las partes a través de entrevistas, documentos y otras fuentes y las cotejan para su posterior sondeo y análisis.

A través de las investigaciones en el lugar de trabajo, las empresas pueden alcanzar los siguientes objetivos:

• Detectar infracciones y comportamientos incorrectos en la organización
• Determinar las raíces de la mala conducta
• Garantizar el cumplimiento de las políticas y normativas vigentes
• Revelar áreas de mejora en las operaciones de la empresa
• Proteger la organización y su reputación de reclamaciones injustas
• Mejorar las políticas y prácticas actuales para conseguir un entorno de trabajo más saludable

Tipos de problemas en el lugar de trabajo

Las investigaciones en el lugar de trabajo suelen tener lugar por delitos e infracciones graves que pueden afectar a las operaciones, el cumplimiento legal y la reputación de una organización. La siguiente lista muestra los tipos de problemas más comunes que justifican una investigación formal:

• Infracciones de la política de la empresa: infracciones repetidas y/o graves
• Cuestiones de seguridad y peligro: lesiones y muertes en el lugar de trabajo
• Discriminación: basada en la edad, el sexo, el color, la orientación sexual, la nacionalidad, la discapacidad, la religión, las creencias personales, etc.
• Acoso: insultos, acoso, agresión física, intimidación, amenazas de violencia, etc.
• Violencia en el lugar de trabajo – intención delictiva, cliente, trabajador contra trabajador, interpersonal
• Delitos penales: robo, malversación de fondos, blanqueo de dinero, extorsión, prácticas fraudulentas, etc.

7 pasos en el proceso de investigación en el lugar de trabajo

Cuando un empresario recibe una queja escrita o verbal de un empleado, estos son los pasos que debe dar:

1. Revise los detalles del caso con el denunciante.

El primer paso en el proceso de investigación es verificar el informe presentado por el denunciante. El empresario examina la presentación y toma nota del objetivo, el alcance, las acciones y el calendario, junto con las pruebas aportadas. Esto les permite juzgar con precisión si la situación requiere una intervención formal.

2. Comprobar si es necesaria una investigación.

Antes de iniciar una investigación formal, es mejor determinar si es necesaria en primer lugar. Por ejemplo, el empresario puede buscar medios informales para resolver el problema sin necesidad de escalar a una intervención a gran escala.

Para decidir si merece la pena llevar a cabo una investigación, hay que ver si el asunto incumple las leyes laborales y penales, como las siguientes:

• Discriminación laboral
• Seguridad en el trabajo
• Prácticas laborales justas
• Beneficios para los empleados
• Delitos de empresa y de cuello blanco

3. Preparar la investigación.

Tras establecer la necesidad de una investigación formal, deben comenzar a sentar las bases lo antes posible.

Un proceso de investigación sin problemas comienza con un plan adecuado. Establece unas expectativas claras sobre el caso y garantiza que la investigación sea justa y equitativa. Un plan de investigación sólido debe abordar las siguientes cuestiones:

• ¿Qué hay que investigar?
• ¿Quién dirigirá el proceso de investigación?
• ¿Quiénes son los testigos del caso?
• ¿Qué fuentes de pruebas hay que tener en cuenta en el proceso?
• ¿Cuánto tiempo durará la investigación?
• ¿Qué directrices y políticas de la empresa deben seguirse?
• ¿Cómo presentará el investigador los resultados?
• ¿A quién se comunicarán los resultados?
• ¿Debe el investigador ofrecer recomendaciones sobre los resultados?

4. Notificar el caso al demandado.

Una vez terminados los preparativos, es el momento de proceder al proceso de investigación. Normalmente, comienza explicando al demandado la denuncia presentada contra él. En este paso, el investigador debe informarles sobre los siguientes asuntos:

• El motivo de la investigación
• La persona encargada de llevar a cabo el proceso
• El procedimiento del proceso de investigación
• Sus derechos, incluido el de tener testigos por su parte
• La extensión y duración de la investigación
• Los próximos pasos en los días siguientes (por ejemplo, reunión)

El investigador debe insistir siempre en que todo será estrictamente confidencial para asegurar la cooperación del encuestado.

5. Recoger información de todas las partes.

Para llegar a una conclusión justa y objetiva, es importante reunir información de todas las partes implicadas. Empiece por revisar el plan de investigación y sus detalles sobre los tipos de pruebas necesarios para el caso.

Durante la recopilación de datos, el investigador puede examinar dos cosas: las pruebas tangibles y los testimonios de los testigos presenciales.

Pruebas tangibles

Para establecer un caso sólido, un investigador debe, en primer lugar, obtener fuentes tangibles (tanto físicas como digitales) como prueba de que el asunto ocurrió. Algunos ejemplos comunes de este tipo de pruebas son los siguientes:

• Papeleo
• Correspondencia por correo electrónico
• Registros digitales
• Recibos
• Registros de asistencia
• Registros telefónicos
• Grabaciones de CCTV

Declaraciones de testigos

Los relatos de los testigos también son una excelente forma de obtener información, ya que pueden descubrir cosas que son fundamentales para el caso. Al fin y al cabo, es posible que algunos registros no puedan captar completamente lo que el testigo ha observado sobre el tema.

Tras identificar a los posibles testigos, los investigadores pueden obtener sus declaraciones de forma escrita y verbal. Sea cual sea el método que elijan, asegúrese siempre de que la información que proporcionen será estrictamente confidencial y no se utilizará en su contra de ninguna manera o forma.

A continuación, proceda a explicar de qué trata el caso y qué información se necesita de ellos. Las siguientes preguntas orientativas pueden ayudar a los investigadores a orientar mejor la conversación:

• ¿Cuándo y dónde se produjo el problema?
• ¿Qué cosas viste, oíste o supiste sobre el tema?
• ¿Cuál fue su razón para estar presente en esa situación?

6. Evalúe las pruebas de que dispone.

Una vez que la información es suficiente, el investigador puede ahora revisar los materiales que se le presentan. Interrogarán los testimonios de las partes implicadas (denunciante, denunciado y testigos), encontrarán un vínculo o patrón común entre sus declaraciones e identificarán y descartarán las incoherencias. En última instancia, este riguroso proceso les permite formar una narración precisa y estructurada de lo que realmente ocurrió en el incidente.

En este paso, es fundamental dejar de lado cualquier prejuicio y centrarse en los hechos para llegar a una conclusión objetiva y creíble.

7. Comunicar las conclusiones y los próximos pasos.

Por último, una vez que el investigador termine de examinar las pruebas, informará de los resultados a las personas o partes especificadas en el plan de investigación. En este paso, redactarán y entregarán un informe de investigación escrito, un documento que resume los detalles del caso.

Además, si es necesario, el investigador también puede ofrecer recomendaciones sobre el curso de acción adecuado en función de sus conclusiones. Puede ser cualquiera de los siguientes tipos de acción:

• No hay más medidas
• Acción formal: cambios de política, medidas correctivas o investigación adicional
• Acción informal: mediación, asesoramiento, formación o advertencia para una acción disciplinaria si se vuelve a cometer

Mejores prácticas de investigación en el lugar de trabajo

Una investigación fructífera en el lugar de trabajo es posible con las prácticas y los procedimientos adecuados. He aquí cuatro cosas que hay que tener en cuenta al realizar una investigación en el lugar de trabajo.

1. Mantener los asuntos estrictamente confidenciales.

Las investigaciones en el lugar de trabajo pueden implicar información personal y datos sensibles que pueden poner en peligro a una persona si se revelan erróneamente. Además, este incumplimiento puede poner en peligro la integridad del proceso, violar las leyes de privacidad y poner en riesgo el nombre y la reputación de la persona.

Por esta razón, es fundamental mantener la confidencialidad de todos los asuntos relacionados con la investigación hasta que se llegue a un veredicto final. Asegúrese de explicar la importancia de la confidencialidad a todos los miembros del personal, independientemente de su participación en el caso.

2. Tratar a todas las partes de forma justa.

Un investigador sirve de intermediario entre las partes en conflicto. Para mantener su credibilidad e integridad, deben dar un trato justo a todas las personas implicadas en la investigación. Implica tratar con dignidad y respeto tanto al denunciante como al denunciado:

• Dar un aviso razonable de la alegación o queja
• Apertura de oportunidades para reunir pruebas y presentar su caso
• Permitir el tiempo suficiente para que cada parte sea escuchada y comprendida

3. Garantizar la objetividad durante las investigaciones.

Los seres humanos, incluidos los investigadores, están obligados a tener prejuicios y nociones preconcebidas en la cabeza. Sin embargo, estas inclinaciones personales pueden nublar el juicio de un investigador, disminuyendo su credibilidad y forjando la desconfianza en una organización.

Por esta razón, un investigador debe dejar de lado sus opiniones personales y ponerse una lente imparcial durante el proceso de investigación. Antes de llegar a una conclusión, deben reunir suficientes datos basados en fuentes fiables.

4. Seguir las políticas y la legislación de la empresa.

Por último, los investigadores deben respetar siempre las políticas de la empresa y las directrices legales al llevar a cabo las investigaciones en el lugar de trabajo. Por ejemplo, a la hora de recopilar pruebas, es importante alinear su enfoque con las leyes de privacidad y protección de datos de su jurisdicción.

Al fin y al cabo, estas leyes y protocolos existen para proteger la integridad de la investigación y llevarla a cabo de manera justa, objetiva y oportuna.