Gestión de incidentes

En este artículo hablaremos de la diferencia entre un incidente, un cuasi accidente y un accidente; de lo que es un sistema de gestión de incidentes; de las etapas de la gestión de incidentes; y de cómo mejorar la gestión de incidentes. También presentaremos algunas herramientas y plantillas de informes que pueden ayudar a mejorar y aplicar eficazmente la gestión de incidentes.

¿Qué es un incidente y en qué se diferencia de un cuasi accidente y de un accidente?

Los términos se utilizan indistintamente en algunas industrias y todos son causados por eventos no deseados. Sin embargo, hay diferencias, según la OSHA y en el contexto de la seguridad laboral.

Por poco

A veces llamado suceso peligroso, un cuasi accidente es un suceso imprevisto que no produjo daños corporales, enfermedades, muertes o destrucción de la propiedad, pero que tenía el potencial de hacerlo. La notificación de todos los cuasi accidentes que se producen en el lugar de trabajo es crucial para ayudar a las operaciones a afinar los procesos y eliminar o mitigar los riesgos.

Los cuasi accidentes que se comunican con toda la información pertinente también pueden ayudar a los responsables de seguridad a formular precauciones de seguridad que puedan hacer frente a peligros no previstos anteriormente y prevenir la repetición de cuasi accidentes y evitar incidentes o accidentes más perjudiciales.

Formularios de notificación de cuasi accidentes

Notifique los casos de cuasi accidentes utilizando formularios de informe de cuasi accidentes como esta plantilla que puede descargarse gratuitamente en el móvil o utilizarse como PDF. Indique si un cuasi-accidente requiere una pausa en las operaciones o si se debe continuar con la actividad habitual. La información incluida en los informes de cuasi accidentes debe aportar claridad sobre el suceso y ayudar a evitar que se repita.

Incidente

Un incidente es un acontecimiento no deseado que interrumpe las operaciones y dificulta la realización de las tareas. Los incidentes también pueden ser eventos potencialmente destructivos pero, al igual que los cuasi accidentes, no han provocado lesiones, muertes o daños materiales. La ocurrencia de un incidente puede introducir peligros o riesgos para una empresa y sus empleados e impactar negativamente en la organización. La inacción y la falta de notificación o investigación de los incidentes pueden dar lugar a su repetición y a repercusiones más graves.

Cabe señalar que hay jurisdicciones y organizaciones en las que cuasi accidente e incidente significan lo mismo.

Plantillas de investigación de incidentes

Las plantillas de incidentes pueden ayudar a orientar a quienes comunican los incidentes sobre la información que deben proporcionar para ayudar a comprender mejor la causa de un incidente. Utilice esta plantilla de investigación de incidentes para proporcionar información sobre los factores que pueden haber provocado el incidente, de modo que los responsables de seguridad puedan determinar las medidas preventivas.

Accidente

A diferencia de un incidente o un cuasi accidente, un accidente es un suceso inesperado y no deseado que provoca lesiones físicas, enfermedades, muertes o daños materiales. A veces se considera que los accidentes y los incidentes significan lo mismo, pero se puede hacer una distinción basada en sus causas.

Los accidentes son sucesos aleatorios que no podrían haberse evitado, sin que se hayan puesto en marcha medidas preventivas para mitigar o evitar su ocurrencia. Los incidentes, en cambio, se consideran “predecibles y podrían haberse evitado si se tomaran las medidas adecuadas”.

Plantillas de informes de investigación de accidentes

Teniendo en cuenta que los accidentes son siempre perjudiciales, destructivos y tienen un impacto negativo en las operaciones, deben tomarse medidas para evitar que se repitan. Utilice esta plantilla de informe de investigación de accidentes para proporcionar toda la información pertinente en torno a un accidente y poder incluir fotos para un mejor contexto. Presente instantáneamente el resultado de la investigación de accidentes y asigne acciones correctivas que puedan ser rastreadas hasta su finalización. Determinar la causa raíz de un accidente utilizando la información recopilada e idear medidas para evitar que se repita.

¿Qué es un sistema de gestión de incidentes?

Un sistema de gestión de incidentes es el uso eficaz y sistemático de todos los recursos de que dispone una organización para responder a un incidente, mitigar su impacto y comprender su causa para evitar que se repita. Es una combinación del esfuerzo de las personas en la utilización de procesos y herramientas para gestionar los incidentes.

Gente

Esto implica no sólo a los responsables de seguridad de la empresa, sino a todos los empleados y partes interesadas. Para responder a un incidente, primero hay que darlo a conocer o notificarlo. Cualquier persona de la organización que haya experimentado o presenciado un incidente debe comunicarlo inmediatamente a la autoridad competente para obtener la respuesta adecuada y para que el incidente quede debidamente documentado.

Proceso

El proceso de gestión de incidentes implica los siguientes pasos que deben seguirse siempre que se produzca un incidente: notificación del incidente, acción correctiva, investigación y análisis, y cierre del incidente. Estos pasos se explican con más detalle en la siguiente sección para el proceso de gestión de incidentes.

Herramientas

Esto incluye herramientas de notificación de incidentes, como un formulario de notificación de incidentes, una lista de comprobación de la gestión de incidentes o una aplicación de notificación de incidentes que ayuda a capturar inmediatamente los detalles del incidente y a asignar acciones correctivas para una respuesta rápida.

Proceso de gestión de incidentes

La gestión de incidentes es una responsabilidad permanente que implica la vigilancia para seguir los pasos adecuados con el fin de mantener el lugar de trabajo a salvo de los riesgos identificados. A continuación se exponen las medidas básicas de gestión de incidentes que pueden aplicarse en el lugar de trabajo.

Paso 1: notificación de incidentes

El primer paso vital en la gestión de incidentes que da a conocer un incidente y provoca la acción correspondiente es la notificación de incidentes. Toda la información que pueda contribuir a la comprensión del incidente debe ser recogida y comunicada inmediatamente.

Qué información reunir para un informe de incidente:

Al recopilar información para un informe de incidente, la persona responsable de informar debe pedir lo siguiente:

• Qué tipo de incidente ocurrió
• ¿Quiénes son las personas implicadas?
• Dónde se produjo el incidente
• Cuando ocurrió el incidente
• La gravedad del incidente y, si es posible, el motivo del mismo

El informe del incidente también puede incluir fotos para ayudar a proporcionar un mejor contexto sobre el tipo y la gravedad del incidente.

Los incidentes que provocan daños a la propiedad deben notificarse a las aseguradoras a tiempo para evitar retrasos o el posible rechazo de las reclamaciones debido a la notificación tardía.

¿Cuándo hay que ponerse en contacto con la OSHA?

La puntualidad en la notificación de incidentes es esencial, ya que la OSHA exige a todos los empleadores que notifiquen un incidente en un plazo de 8 horas si ha provocado la muerte de un empleado o en un plazo de 24 horas si un empleado ha resultado gravemente herido. Lesiones graves, es decir, hospitalización, amputación o pérdida de la vista.

Facilite la siguiente información cuando se ponga en contacto con la OSHA: nombre de la empresa; nombres de los empleados afectados; lugar y hora del incidente, breve descripción del mismo; persona de contacto y número de teléfono.

Paso 2: Acción correctiva

Dado que los incidentes en el lugar de trabajo se anticiparon sobre la base de los riesgos identificados, deben aplicarse las acciones correctivas correspondientes para mitigar el impacto negativo de los incidentes y evitar que se repitan. Lo ideal es que las acciones correctivas se supervisen para garantizar que se completan y que se consigue el resultado deseado.

Paso 3: Investigación y análisis

Para mantener el buen funcionamiento y la seguridad en el lugar de trabajo, los riesgos y peligros conocidos se mantienen a raya mediante la aplicación de controles que eliminan la posibilidad de que se produzcan incidentes o mitigan su impacto. Si se produce un incidente y éste tiene un impacto moderado en la empresa o es grave, se requiere una investigación para recopilar más información que se analizará para llegar a la causa raíz del incidente y proponer mejores controles para su aplicación.

Llevar a cabo un análisis de la causa raíz o seguir el proceso CAPA puede ayudar a descubrir posibles lagunas de seguridad y llegar a la causa principal de un incidente y aplicar controles más pro activos.

Una investigación de incidentes puede implicar la recopilación de datos personales de las personas implicadas en el incidente, así como de información sensible procedente de documentos, fotos y otros medios que pueden ayudar a comprender mejor la secuencia de acontecimientos que condujeron al incidente. El uso de herramientas de confianza con acceso a un almacenamiento de datos seguro puede ayudar a mantener la privacidad de la información y el cumplimiento de las normas del sector.

Paso 4: Cierre del incidente

El último paso es el cierre del informe de incidentes tras comprobar si se han completado los pasos anteriores. El cierre del incidente ayuda a verificar si se ha determinado la causa raíz del mismo, si se han completado las acciones correctivas y si se ha aplicado lo aprendido para mejorar los procesos con el fin de afinar continuamente las medidas de seguridad en el lugar de trabajo.

Mejora de la gestión de incidentes

Con la evolución de los riesgos y peligros, la gestión de incidentes no termina con la finalización de los pasos de gestión de incidentes. La gestión de incidentes necesita una mejora continua y aquí hay algunos consejos sobre cómo hacerlo:

Informes coherentes

Para asegurarse de que la dirección y los responsables de seguridad están al tanto de si se producen incidentes en el lugar de trabajo y de que se toman las medidas adecuadas, es necesario notificar primero los incidentes. Garantizar la notificación oportuna de incidentes facilitando la recogida de información y la presentación de informes de incidentes. Una aplicación de seguridad como SafetyCulture (antes iAuditor) facilita la captura de información y el envío de informes de incidentes en cualquier momento y lugar mediante dispositivos móviles.

Seguimiento de la acción

Es necesario supervisar las acciones correctivas para ayudar a garantizar que se toman las medidas correctas y se alcanzan los resultados previstos. Las personas responsables de llevar a cabo las acciones correctivas pueden proporcionar comentarios o actualizaciones de estado en tiempo real utilizando SafetyCulture (iAuditor), haciendo que las acciones sean un esfuerzo de colaboración en la gestión de incidentes.

Cursos de perfeccionamiento

Es necesario actualizar periódicamente la formación sobre seguridad y procesos, ya que las normas y reglamentos del sector evolucionan con el tiempo para hacer frente a nuevos riesgos y peligros para la seguridad. Reforzar las prácticas de seguridad mediante la realización de cursos de formación que aborden las lagunas descubiertas durante el análisis de los incidentes. Utilice herramientas de formación como EdApp, que ofrece materiales de formación diseñados para ahorrar tiempo tanto a los empleados como a la dirección.

SafetyCulture (iAuditor) como herramienta de gestión de incidencias

Desde la notificación eficiente de incidentes hasta la investigación y el análisis en profundidad, SafetyCulture (iAuditor) es un software de seguridad que puede utilizar como herramienta para ayudar a implantar una gestión eficaz de los incidentes y mantener la seguridad y el buen funcionamiento de su empresa.