Introducción rápida al análisis de necesidades de capacitación

Este análisis de necesidades de capacitación suele tener lugar antes de la formación propiamente dicha, concretamente durante la fase de planificación. Sirve de base para planificar sesiones de formación adaptadas a las necesidades de los empleados y a los objetivos de la empresa.

Objetivo e importancia

Nunca se insistirá lo suficiente en la importancia del análisis de las necesidades de formación. Para empezar, este proceso pretende descubrir y abordar los problemas de rendimiento derivados de la falta de formación. Los responsables de RRHH pueden aprovechar la información de este proceso para comprender mejor qué necesitan los empleados para desempeñar sus tareas a un nivel óptimo. De este modo, pueden tomar decisiones con conocimiento de causa sobre los programas de formación a implantar en la organización.

Además de esto, realizar un análisis de necesidades de capacitación puede ayudar en lo siguiente:

• Adaptar las iniciativas de formación y desarrollo a las necesidades específicas de la empresa.
• Asignar eficazmente los recursos de formación donde más se necesitan
• Evaluar la eficacia de los programas de formación actuales y pasados.
• Priorizar las necesidades de formación en función de los fallos detectados
• Agilizar la fase de planificación de futuras sesiones de formación
• Adaptar los esfuerzos de formación a las necesidades cambiantes de la industria

Tipos de análisis de necesidades de capacitación

Existen varios tipos y niveles de ENT para diferentes funciones y objetivos organizativos. Conocer el método correcto de análisis de las necesidades de formación es imprescindible para actuar con precisión sobre los puntos débiles derivados de una formación inadecuada.

Para ayudarle a empezar, he aquí los tipos más comunes de análisis de las necesidades de formación:

• Análisis organizativo: determina las necesidades de formación en función de las metas, estrategias y objetivos generales de la organización. Trata de descubrir oportunidades de formación y desarrollo que respondan a las necesidades de la empresa, como los puntos de referencia del rendimiento empresarial y la eficacia operativa.
• Análisis de funciones específicas: se centra en las competencias necesarias para llevar a cabo las tareas y responsabilidades de funciones específicas en la organización. Este tipo de análisis es ideal para mejorar las competencias de los equipos y superar las discrepancias en los niveles de competencia entre empleados con funciones similares.
• Análisis de personas: se centra en las capacidades, los conocimientos y el rendimiento de determinadas personas de la empresa. Identifica a las personas que necesitan formación y el tipo de formación que hay que impartir en función de su nivel de cualificación.

Cómo realizar un análisis de necesidades de capacitación

Ahora que conoce el significado y los tipos de análisis de las necesidades de formación, es el momento de dividirlos en elementos procesables. Esta sección le guiará a través de los siguientes pasos del análisis de necesidades de capacitación:

1. Definir los objetivos.

Antes de sumergirse en el análisis, es importante establecer primero los objetivos. ¿Qué pretende conseguir la organización con esta iniciativa de formación? Pueden variar desde la productividad y seguridad de los empleados hasta la satisfacción de los clientes y el crecimiento financiero.

En este paso, hay que tener presentes los objetivos y estrategias de la organización. Alinearlos con los objetivos empresariales más amplios ayuda a establecer la dirección del programa de formación desde el principio.

2. Limitar el alcance del análisis.

En función de los objetivos organizativos y de formación, determine la escala del análisis de las necesidades de formación. ¿Se hará en toda la empresa o sólo para determinadas personas o equipos? Esta pregunta le permitirá elaborar planes de formación específicos para alcanzar los objetivos fijados.

3. Identificar las competencias pertinentes.

El siguiente paso consiste en esbozar las funciones o puestos de trabajo que deben analizarse y las competencias necesarias para desempeñarlos. Dado que los distintos departamentos se ocupan de tareas y responsabilidades diferentes, es importante organizar estos conjuntos de competencias para tener en cuenta sus necesidades de formación específicas.

Por ejemplo, los responsables de seguridad necesitarían conocimientos específicos del sector sobre leyes y normas de salud y seguridad. Mientras tanto, los técnicos deben dominar los entresijos del funcionamiento de equipos o maquinaria específicos.

4. Recopilar información de diversas fuentes.

Una vez fijados los objetivos y el ámbito de aplicación, proceda a recopilar los datos para el análisis. Este paso ayuda a descubrir las habilidades actuales de la mano de obra y los problemas relacionados con la formación que podrían afectar a los objetivos de la organización.

Para garantizar una ENT eficaz y completa, lo mejor es obtener datos de una amplia gama de fuentes. Aquí tienes una lista de métodos que puedes utilizar para recuperar la información que necesitas:

• Encuestas de satisfacción de empleados y clientes
• Valoraciones y evaluaciones del rendimiento
• Historial de recursos humanos anterior y actual
• Comentarios de los directivos
• Debates en grupo
• Entrevistas individuales
• Observaciones

5. Realice un análisis de las deficiencias.

Una vez que haya reunido suficientes datos, podrá analizarlos para detectar las deficiencias de rendimiento. Esta es la parte en la que se comparan los conocimientos, habilidades y capacidades actuales de los empleados con los resultados deseados. Revise los datos y preste especial atención a los patrones de comportamiento, las tendencias y otros factores que puedan influir en el rendimiento de los empleados.

Este paso le permite identificar las áreas con importantes carencias de competencias dentro de la plantilla. Esta información puede utilizarse para encontrar la causa de los problemas de rendimiento y determinar si la formación es la mejor solución.

6. Priorizar las necesidades de formación.

Basándose en los resultados del análisis de carencias, determine qué necesidades de formación requieren atención urgente. Para ello, clasifique cada uno de ellos en función de su importancia e impacto en el rendimiento y los objetivos empresariales. A continuación, verifique si es factible abordar cada necesidad dentro del presupuesto y los plazos asignados.

7. Desarrollar un plan de formación.

A partir de los resultados del análisis de necesidades, comience a diseñar programas y cursos de formación para las necesidades de formación prioritarias. Este plan debe abarcar los siguientes componentes:

• Objetivos de la formación
• Cronología
• Asignación de recursos
• Métodos de formación
• Contenidos y materiales
• Modalidades de entrega