Guía breve para el etiquetado de activos

El etiquetado de activos es fundamental a la hora de desarrollar un sistema de gestión de activos, pero a menudo se pasa por alto. A pesar de la simplicidad de las etiquetas de activos, hay varios enfoques que puede adoptar y mejores prácticas que seguir para asegurarse de que mantiene un control de todos los activos en diferentes centros y almacenes.

Importancia

Las etiquetas de activos es fundamental para el funcionamiento de una organización por varias razones. Para empezar, las etiquetas de activos individuales facilita a los empleados el seguimiento de los activos. Por ejemplo, muchas empresas etiquetan sus activos mediante códigos de barras o sistemas similares, lo que les permite obtener al instante diversos detalles sobre un activo, como el identificador del producto, el precio (si el activo está a la venta) e incluso el origen del activo.

Además, el etiquetado de activos ayuda a evitar pérdidas. Cuando tenga una vista de pájaro de sus diferentes activos, podrá ver fácilmente dónde se encuentra cada uno de ellos. Muchas etiquetas de activos modernas pueden proporcionarle datos de localización, por lo que puede estar seguro de que las pérdidas inexplicables de activos se reducirán al mínimo.

Por último, hay algunos sectores en los que las normas y reglamentos de las administraciones locales obligan a los organizadores a etiquetar los activos. Esta medida garantiza la seguridad y la transparencia, por lo que algunas empresas deben colocar etiquetas en todos sus activos.

Tipos de etiquetado de activos

Existen distintos enfoques para etiquetar los activos. Lo mejor es elegir el tipo de enfoque de etiquetas de activos que funcione para su organización. Sin embargo, se anima a las organizaciones a que conozcan todos estos tipos para que puedan seleccionar el que mejor se adapte a sus necesidades. He aquí un rápido repaso a los distintos enfoques de etiquetado de activos.

Códigos de barras

Estas etiquetas suelen tener forma de etiqueta, pegatina o placa metálica, que puede escanearse con un lector de códigos de barras o un smartphone. Son rentables y se utilizan ampliamente para el seguimiento de activos. Las etiquetas con códigos de barras son relativamente fáciles de implantar y pueden almacenar diversa información sobre los activos.

RFID

Las etiquetas de identificación por radiofrecuencia (RFID) utilizan ondas de radio para transmitir información a un lector RFID. Son conocidos por su capacidad de rastrear activos en tiempo real sin línea de visión directa, lo que los hace idóneos para la gestión de activos a gran escala.

Las etiquetas RFID pueden clasificarse en dos tipos:

• Pasivo – sin batería, alimentado por la señal del lector)
• Activo – contiene una batería para la transmisión

Etiquetas GPS

Las etiquetas del Sistema de Posicionamiento Global (GPS) se utilizan para rastrear la ubicación de los activos en tiempo real. Proporcionan coordenadas geográficas precisas, lo que las hace ideales para rastrear activos en vastas zonas. Así, este tipo de etiquetas de activos se utiliza habitualmente para vehículos y activos móviles.

Etiquetas NFC

Las etiquetas NFC (Near Field Communication) son similares a las etiquetas RFID, pero funcionan a distancias más cortas. Estas etiquetas son adecuadas para el seguimiento y la gestión de activos a corta distancia. Pueden utilizarse en los pagos sin contacto y en la comunicación por smartphone.

Códigos QR

Los códigos QR son códigos de barras 2D que pueden almacenar más información que los códigos de barras tradicionales. Suelen utilizarse para el seguimiento de activos, y los dispositivos móviles pueden escanearlos fácilmente. Los códigos QR son versátiles y pueden enlazar con bases de datos o información en línea.

Buenas prácticas para el etiquetado de activos

Para sacar el máximo partido de sus prácticas de etiquetado de activos, he aquí algunos consejos que usted y el equipo deben tener en cuenta:

Seleccione el sistema de etiquetas adecuado

Elegir el método de etiquetado de activos adecuado a sus necesidades es un primer paso esencial. Por ejemplo, si desea que todos los empleados puedan escanear las etiquetas de los activos cuando sea necesario, puede optar por los códigos QR, ya que pueden escanearse con un teléfono móvil y almacenan muchos más datos que los códigos de barras tradicionales. También puede optar por etiquetas GPS si necesita datos de localización en tiempo real de todos sus activos.

Crear prácticas normalizadas

Una vez elegido el sistema de etiquetado adecuado, lo mejor es estandarizar los procedimientos seleccionados para etiquetar los activos. Esta práctica garantiza la coherencia y la precisión en toda la organización, lo que hace que la interpretación y el análisis de los datos sean más fiables. De este modo, hay menos posibilidades de que se produzcan errores humanos, que pueden resultar costosos a la hora de etiquetar activos.

Sea cual sea su sistema de etiquetado preferido, gestionarlos resulta más fácil con la herramienta adecuada. Una solución sólida de gestión de activos como la plataforma Activos de SafetyCulture (antes iAuditor) puede ayudarle a implantar de forma coherente las etiquetas de activos generando automáticamente identificadores únicos para cada artículo y registrando toda esta información en un único lugar.

Evalúe periódicamente las etiquetas de activos y actualice su estado

Las etiquetas de activos requieren comprobaciones periódicas, ya que su visibilidad cambiará con el tiempo. Por lo tanto, es mejor inspeccionar regularmente las etiquetas como parte del proceso de inspección de activos y actualizarlas si ya no son legibles debido a daños en los equipos y otras razones.

Formar a los empleados en gestión eficaz de activos

Formar a los empleados sobre la importancia del etiquetado de activos y las técnicas de escaneado adecuadas garantiza que el sistema se utilice con eficacia, maximizando sus beneficios. Por ello, se recomienda encarecidamente a los directivos que pongan en marcha programas integrales de formación para la gestión de activos.