¿Qué es un procedimiento operativo estándar?
Un procedimiento operativo estándar (POE) es un proceso estandarizado que describe un conjunto de instrucciones detalladas para ayudar a los trabajadores a realizar tareas complejas de manera adecuada y segura. El principal objetivo de los procedimientos operativos estándar es desarrollar un sistema de calidad eficaz y cumplir con las regulaciones y estándares específicos de la industria. El incumplimiento de los procedimientos operativos estándar puede provocar errores importantes en la producción y las operaciones, lo que aumenta las variaciones de trabajo no deseadas.
¿Qué es una plantilla de POE?
Una plantilla de POE es un formato de documento que se utiliza para crear los procedimientos operativos estándar de una organización y evitar errores comunes, como por ejemplo hacerlos demasiado largos y que nadie los lea. Las plantillas de POE también están redactadas paso a paso por su naturaleza y se utilizan para evitar ser demasiado detalladas y que las personas puedan interpretar subjetivamente los procedimientos operativos estándar o demasiado negativas y que no se animen a realizarlas.
El propósito de una plantilla de procedimiento operativo estándar
El uso de una plantilla de procedimiento operativo estándar bien diseñada, o un formulario de procedimiento operativo estándar, hace que sea más fácil para los gerentes y empleados tener las mejores prácticas para un trabajo que realizar en concreto o para un proceso comercial establecido dentro de una comunicación clara y documento escrito de forma sistemática.
Beneficios de implementar un procedimiento operativo estándar
Las empresas a menudo no invierten suficientes recursos en la creación de procedimientos operativos estándar para su fuerza laboral. Las razones citadas con frecuencia incluyen la importante inversión de tiempo requerida, el personal capacitado limitado para crearlos y las dificultades para rastrear si el personal los usa y realiza.
Sin embargo, existen importantes beneficios de incorporar un POE en un lugar de trabajo, hecho que debería alentar al personal que imparte la capacitación y a los gerentes a invertir el tiempo correspondiente en la creación de POE. A continuación, le presentamos 4 beneficios de usar un POE en su lugar de trabajo:
Beneficio 1 de un procedimiento operativo: mejora la eficiencia y la calidad
Las variaciones en los procesos de trabajo pueden comprometer la calidad y la eficiencia del trabajo. La implementación de un POE ayuda a prevenir este caso al ayudar a estandarizar todos los procesos críticos y reducir las variaciones de trabajo. Los POE también ayudan a mejorar el Sistema de gestión de calidad (SGC) y pueden preparar a la organización para aprobar la certificación ISO pertinente y cumplir con los requisitos reglamentarios.
Ejemplo de POE: industria de la fabricación de alimentos
Los procedimientos operativos estándar habituales de fabricación de alimentos incluyen tareas como lavarse las manos, limpiar y desinfectar las superficies en contacto con los alimentos y el proceso de embalaje adecuado. Este aspecto se aplica a todos los empleados que trabajan en las instalaciones para mantener los estándares de seguridad alimentaria y prevenir la contaminación de alimentos, ingredientes y materiales del embalaje.
Beneficio 2 de un POE: facilita la capacitación de los empleados
Los POE complementan los materiales de capacitación para educar a los trabajadores y sirven como guía para la incorporación de nuevos empleados. El personal superior con experiencia laboral relevante también debe participar en la redacción de los procedimientos y pasos del POE. Los POE son una herramienta eficaz para complementar la capacitación presencial y supervisada, ya que los trabajadores pueden seguir los pasos a su propio ritmo al realizar sus tareas.
Ejemplo de POE: industria farmacéutica
Los POE farmacéuticos habituales abarcan tareas como la dispensación, el abastecimiento de medicamentos y la comprobación de la fecha de caducidad. Los procedimientos operativos estándar ayudan a garantizar que los farmacéuticos puedan proteger la seguridad de los pacientes y reducir las omisiones y errores no intencionales al dispensar los medicamentos correctos a los pacientes.
Beneficio 3 de un POE: incrementa la rentabilidad
Seguir los procedimientos operativos estándar puede ayudar a garantizar una entrega o productos y servicios consistentes y de alta calidad. Ayuda a mejorar y mantener los estándares de la marca y la satisfacción del cliente. Este hecho es importante para garantizar operaciones comerciales fluidas y una rentabilidad general.
Ejemplo de POE: industria hotelera
Los procedimientos operativos estándar de los hoteles cubren tareas como la limpieza general, hacer la cama, comidas y realizar tratamientos de control de plagas. Esta función es esencial para mantener la calidad y consistencia del servicio y los estándares en un hotel y proporcionar una buena atención y experiencia al cliente.
Beneficio 4 de un POE: garantiza un medio ambiente sano y seguro
Los POE describen en detalle cómo realizar de forma segura el trabajo que involucra procesos, materiales, equipamiento y condiciones peligrosos. Estos procedimientos ayudan a reforzar el estricto cumplimiento de los protocolos de seguridad para evitar accidentes y muertes imprevistas.
Ejemplo de POE: industria de la construcción
Los POE para la construcción comunes cubren tareas como charlas de seguridad informales o reuniones previas al trabajo, evaluaciones de riesgo y análisis de seguridad laboral. Este aspecto es vital para analizar y evaluar las tareas de alto riesgo que los trabajadores realizarán y para desarrollar formas sobre cómo realizar estas tareas de manera segura.
Cómo escribir un procedimiento operativo estándar de manera eficaz
La redacción de un POE, con el uso de plantillas de POE, depende del propósito, la industria y el lector y puede variar desde manuales de proceso hasta listas de verificación o diagramas de flujo. Dicho esto, un POE eficaz debe centrarse en tres áreas clave:
- Propósito: establece un objetivo claro de lo que debe lograrse y por qué es importante; debería responder a preguntas esenciales como “¿Cuál es el proceso requerido?”, “¿Por qué escribir un POE para este proceso?” y “¿Qué se necesita mejorar en este proceso?”. Un propósito claramente escrito debe ayudar al personal a comprender por qué están siguiendo los procedimientos de POE relevantes en lugar de simplemente limitarse a realizar el proceso por ser el proceso.Ejemplo de propósito de POE (limpieza de la oficina):El propósito de este POE es describir los servicios de limpieza y garantizar que las estaciones de trabajo estén sin escombros ni desorden. Esta función es vital para mantener un entorno de trabajo seguro y evitar que ocurran incidentes menores o mayores.
- Alcance: describe las tareas específicas que se cubren para el público destinatario. Debe cubrir quién debe seguir el POE y enumerar los deberes y responsabilidades relevantes que éste cubre. También puede ser útil delinear lo que está fuera del alcance de este POE en particular y hacer referencia a otros documentos que la audiencia puede consultar para otras tareas.Procedimiento operativo estandarizado ejemplo (limpieza de la oficina):Este procedimiento operativo estándar está destinado a guiar al personal de administración de las instalaciones para abordar las siguientes tareas de limpieza de la oficina: – Limpieza de ventanas
– Cuidado de la alfombra
– Limpieza del polvo
– Eliminación de residuos
Este documento no aborda la identificación de daños en el equipamiento ni los trabajos de reparación. Consulte el informe de incidentes de POE de la oficina para esas tareas.
- Procedimientos: enumera los pasos detallados para realizar eficazmente las tareas como se indica en el alcance. Los pasos del procedimiento deben estar escritos en una estructura ordenada, concisa y fácil de leer. Mantenga todos los pasos directos y evite incluir información irrelevante o innecesaria para ese proceso. Se pueden incluir imágenes o ilustraciones para una presentación más completa y clara del POE.
¿Qué incluir en una plantilla de procedimiento operativo estándar?
Los elementos de un POE varían según su propósito específico de la industria. No existe un conjunto estandarizado de preguntas que sean aplicables a todos los POE, pero el aspecto crucial es que deben estar alineados con el propósito y creados de acuerdo con ciertos requisitos, establecidos por un equipo, gerente u organización, que deben cumplirse. Aquí hay algunas preguntas de muestra que puede incluir en su plantilla de POE:
Introducción
Idealmente, antes de entrar en el meollo de cualquier POE, debe agregar información básica e indicar detalles que ayuden a fortalecer su base. Considere hacer estas preguntas:
- ¿Cuál es el propósito principal del POE?
- ¿O qué quiere lograr con el uso del POE?
- ¿Cuáles son los alcances del POE? (Especifique cada uno para que queden claros).
- ¿Qué procedimientos se deben seguir?
- ¿Cuáles son las herramientas y los materiales necesarios para garantizar la finalización exitosa de los procedimientos?
- ¿Quiénes son las personas responsables de realizar los procedimientos?
Limpieza general
La mayoría de los POE contienen preguntas de limpieza general para garantizar una ejecución limpia, segura y organizada de las tareas y actividades en el lugar. Algunas preguntas generales de limpieza incluyen:
- ¿La habitación/lugar está libre de desorden, obstrucciones u otros elementos innecesarios?
- ¿Se limpia/desinfecta el lugar con la frecuencia necesaria?
- ¿Se aspiran los pisos regularmente?
- ¿Se limpian las manchas de las ventanas con limpiadores de vidrio apropiados?
- Al limpiar, ¿se observa el equipo de protección necesario, como guantes y gafas protectoras?
Fabricación de alimentos
Si su negocio está relacionado con la fabricación de alimentos, el procedimiento operativo estándar debería ayudarlo a usted y a sus empleados a estandarizar los procedimientos necesarios para mantener el lugar seguro e higiénico. Aquí hay algunas preguntas sobre la fabricación de alimentos que puede incluir en su plantilla POE:
- ¿Se lavan las manos con agua tibia y se enjabonan durante 20 segundos?
- ¿Se frotó la muñeca, los dedos y las yemas de los dedos mientras se lavaba las manos?
- ¿Las superficies en contacto con los alimentos se enjuagan previamente con agua caliente?
- ¿Se limpian las superficies en contacto con los alimentos con materiales de limpieza apropiados?
- ¿Se inspeccionan visualmente los equipos y las superficies para detectar la presencia de residuos de alimentos?
Preguntas frecuentes (FAQ)
Los POE se utilizan comúnmente en diferentes industrias, como las de fabricación, hostelería, construcción y farmacéutica. Estos procedimientos están diseñados para:
- calidad y cumplimiento;
- actividades rutinarias o muy repetitivas;
- tareas de alto riesgo;
- nuevos procesos o líneas de negocio; y
- iniciativas del programa de capacitación.
Al crear un POE eficaz y completo, los pasos a considerar incluyen:
- Establecer un objetivo claro
- Planificar las tareas operativas
- Establecer procedimientos
- Probar y revisar
- Página de título – contiene el título completo del POE, el número de POE, la fecha de aprobación o el número de versión, el nombre y la firma del autor, el nombre y la firma de la persona que autoriza el POE y sus fechas de firma, respectivamente.
- Tabla de contenido – indica los números de página y el número total de páginas del POE
- Propósito – establece los objetivos y el alcance del procedimiento operativo estándar
- Procedimientos – proporciona descripciones inequívocas e imperativas de cada paso del proceso
- Garantía de la calidad – establece los criterios para el control del producto/servicio, sistema o proceso descrito
- Referencias – cualquier POE relacionado con las operaciones utilizado en el presente POE
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