¿Qué es un plan de medidas correctivas?
Un plan de acción correctiva es un documento utilizado en la gestión de la calidad que describe un conjunto de pasos para abordar los problemas y las deficiencias en las operaciones y procesos empresariales que podrían afectar negativamente a la empresa. Describe el planteamiento para resolver un problema que interfiere en la consecución de los objetivos de la empresa. El plan de medidas correctoras debe ser S.M.A.R.T. (Specific, Measurable, Attainable, Relevant, Timebound) e incluir plazos, costes y signatarios.
¿Qué es un plan de acción correctiva débil?
Una medida correctiva o plan de acción correctiva sólido no depende de variables inciertas que podrían debilitar el plan de acción correctiva. Según el Centro Nacional para la Seguridad del Paciente del Departamento de Asuntos de los Veteranos análisis de la causa raíz Un plan de acción correctiva deficiente depende de los procesos actuales en el lugar de trabajo y de la formación de los empleados.
Ejemplos de aplicación de la formación y las políticas de los empleados son:
- Personal que realiza dobles controles
- Recualificación del personal
- Creación de nuevos procedimientos de trabajo
Cómo crear un plan
La creación de un plan de medidas correctivas puede parecer una tarea desalentadora al principio, y los responsables podrían beneficiarse de ideas sobre por dónde empezar. Por lo general, hay tres maneras diferentes en las que usted y su equipo pueden intentar empezar a desarrollar un plan de acción correctiva:
Practicar cómo identificar
Otro enfoque que puede ayudarle a seguir desarrollando un plan de acciones correctivas es realizar actividades de identificación de acciones correctivas. Formar a sus equipos para que sean capaces de identificar correctamente la necesidad de una acción correctiva es un esfuerzo que merece la pena y que les prepara para el éxito. Colabore con su equipo en la determinación de la causa raíz y los elementos que deben tenerse en cuenta a la hora de elaborar el plan de medidas correctivas y aplicar la gestión de las medidas correctivas, entre otras cosas.
Discutir las preguntas de la Guía
Seguir el formato de las 4 W y las 2 H puede ser útil para elaborar un plan de acción correctiva más completo. Considere la posibilidad de formular estas preguntas de ejemplo para facilitar una sesión de planificación con su equipo:
- ¿Qué ¿Qué hay que hacer para corregir el problema?
- ¿Quién debe encargarse de aplicar estas medidas correctoras?
- Cuando y frecuencia deben llevarse a cabo las medidas correctoras?
- ¿Dónde debe realizarse la documentación de las medidas correctoras?
- ¿Cómo ¿Podemos asegurarnos de que estas medidas correctoras impiden que se repitan?
Utilice una plantilla digital
Una de las formas más rápidas de ayudarle a empezar con su plan de medidas correctoras es utilizar una plantilla. Una plantilla de plan de acción correctiva es una herramienta útil que permite a los equipos documentar fácilmente un curso de acción para una no conformidad. Tenga en cuenta que la utilización de una plantilla puede poner en marcha la creación de un plan de acción correctiva, y que aún es necesario finalizarlo y revisarlo.
Ejemplos de planes de acción correctiva
Aunque las acciones correctivas se presentan de muchas formas, suelen reflejarse en un formulario de informe de acciones correctivas y preventivas y en un formulario de solicitud de acciones correctivas.
He aquí un ejemplo de acción correctiva (siguiendo las 4W y las 2H).
| Describa brevemente el problema |
| Las notificaciones de errores en la vía intravenosa han aumentado un 7% desde el trimestre anterior. |
| ¿Qué se va a hacer? (Medidas, descripción) |
| Se celebrarán seminarios internos para reciclar al personal del hospital sobre la preparación segura y adecuada de las vías intravenosas, las directrices previas a la inserción, el etiquetado de las vías intravenosas, la colocación, la supervisión, así como la documentación completa y adecuada. |
| ¿Por qué se hará? (Justificación, razón) |
| Los seminarios servirán para aclarar los PNT relativos a la preparación, utilidad y supervisión de las vías intravenosas. También pretende reforzar nuestras normas para mejorar la seguridad y reducir los índices de errores evitables. |
| ¿Dónde se hará? (Ubicación, zona) |
| Sala de conferencias Providence |
| ¿Cuándo estará listo? (Hora, fechas, plazos) |
|
Se celebrarán 7 seminarios de 30 minutos cada uno para cubrir todos los turnos y el personal sin afectar negativamente a la plantilla: 19 de julio 20 de julio |
| ¿Quién lo hará? (¿Quién es el responsable?) |
| Doctor Barnes para el 19 de julio (9h,11h,15h) Doctor Sparrow para el 19 de julio (17:30, 20:00) Doctor Maye para el 19 de julio (23 h) y el 20 de julio (3 h) |
| ¿Cómo se hará? (Método, proceso) |
| El doctor Barnes, el doctor Sparrow y el doctor Maye se reunirán y crearán una presentación de 30 minutos sobre la preparación adecuada de las vías intravenosas, las directrices previas a la inserción, el etiquetado de las vías intravenosas, la colocación y la monitorización que se presentará en los intervalos indicados anteriormente. |
| ¿Cuánto? (¿Cuánto costará hacerlo/fabricarlo?) |
| Sin gastos adicionales. |
He aquí otros ejemplos de medidas correctoras que tratan específicamente de la seguridad en el lugar de trabajo y la seguridad empresarial:
- Actualización de equipos
- Impartir formación sobre seguridad
- Realización de auditorías de seguridad periódicas y aleatorias
- Actualización de los procesos de trabajo
- Revisión de los protocolos y directrices de seguridad
Cómo crear un informe
A partir de los ejemplos de acciones correctivas que se han dado, he aquí algunos consejos sobre cómo crear informes de acciones correctivas y la información más básica que deben recoger los informes:
- Determinar y registrar el problema o la no conformidad que ha provocado la necesidad de una acción correctiva.
- Tomando como referencia la creación de un plan de acciones correctivas, capture los detalles de la acción correctiva que debe adoptarse para rectificar la no conformidad.
- Presente el informe de acción correctiva a los destinatarios previstos y conserve un registro para futuras referencias y seguimiento.
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Comience gratis¿En qué se diferencia de la acción preventiva?
Aunque ambas pretenden abordar la no conformidad, existen algunas diferencias entre la acción correctiva y la preventiva.
| Medidas correctoras | Acción preventiva |
| Se considera la forma “reactiva” de abordar la no conformidad | Manera “proactiva” de abordar la no conformidad |
| Corrige una no conformidad que ya se ha producido | Su objetivo es evitar que se produzca una no conformidad. |
| Tanto la acción correctiva como la preventiva pretenden evitar que se repita el incumplimiento. | |
¿Cómo funcionan en ISO 9001?
Se aplican acciones correctivas para identificar, resolver y prevenir problemas de no conformidad de la calidad. En normas ISO 9001 anteriores, las Acciones Correctivas y Preventivas (también conocidas como CAPA) eran planes de acción separados que tenían cada uno sus propios requisitos. Resumido en un Informe CAPA en el que se describen los planes para solucionar inmediatamente el problema existente y prevenirlo en el futuro.
Sin embargo, las últimas normas ISO 9001 ( ISO 9001:2015 La cláusula 10.2) eliminó la necesidad de procedimientos predefinidos para las acciones preventivas. En cambio, hizo hincapié en la importancia de contar con un enfoque basado en el riesgo en todo el proceso, en lugar de que las “acciones preventivas” se realicen y documenten por separado.
El proceso en 5 pasos: Cómo implantar para ISO
En esta guía simplificada para gestores de calidad, presentamos 5 pasos sobre cómo implementar acciones correctivas que cumplan con la norma ISO 9001:2015, con la ayuda de un software de cumplimiento.
Paso 1: Determine si la situación lo requiere.
No todos los problemas justifican una acción correctiva. El propósito de emitir un plan de acción correctiva es identificar y resolver problemas que son sistémicos, algo que pone en peligro el software del Sistema de Gestión de Calidad de una empresa.
Los responsables de calidad y sus equipos pueden elegir una técnica de análisis de riesgos adecuada para determinar la gravedad de una no conformidad y decidir si es necesaria una acción correctiva. Los enfoques más utilizados son el AMEF y el HAZOP. Esta es una buena manera de inculcar la gestión de riesgos desde el principio del proceso y de ayudar a calificar el nivel de riesgo y el impacto que un problema supone para la organización, el producto y/o los servicios.
Una vez que se considera necesaria una acción correctiva, el equipo de calidad y los responsables del proceso pueden colaborar y utilizar una plantilla de informe de acción correctiva conforme con la norma ISO 9001:2015 para documentar el progreso de su plan.
Paso 2: Llevar a cabo un análisis de la causa raíz (si procede).
El Análisis de Causas Raíz (ACR) es un enfoque metódico para analizar un problema e identificar sus causas para resolver problemas o sucesos contraproducentes. Se basa en la creencia de que los problemas se resuelven mejor eliminando la causa o causas profundas, en lugar de limitarse a tratar el síntoma aparente. El ACR se utiliza mejor para los problemas que no pueden resolverse rápidamente, son repetitivos y sistémicos.
La norma ISO 9001:2015 recomienda encarecidamente involucrar a los miembros del equipo multifuncional y a los líderes en la planificación de las acciones correctivas. Los equipos de calidad pueden fomentarlo utilizando un software de cumplimiento para facilitar la colaboración, incluso cuando se encuentran en distintos lugares.
Los enfoques de los 5 porqués y/o las 8 disciplinas de la resolución de problemas (8D ) son buenas técnicas de análisis de la causa raíz que pueden ayudarles a trabajar juntos en la elaboración de un buen planteamiento del problema, la identificación de la causa o causas raíz y el intercambio de ideas sobre soluciones adecuadas para abordar el incumplimiento.
Paso 3: Trabajar en el plan en equipo.
Identificar las causas profundas y sus efectos puede ayudar a formular las medidas correctoras más adecuadas. En un plan de acciones correctivas, hay dos acciones clave: una recomendación de “corrección” para eliminar inmediatamente una no conformidad detectada y la acción correctiva propiamente dicha.
Aparte de los detalles sobre la no conformidad y la acción correctiva recomendada, también deben facilitarse detalles específicos, como el calendario de aplicación, las personas clave y los signatarios, y los costes. Una vez finalizado y revisado, el plan de acción correctiva digital puede compartirse con las personas clave para normalizar la información.
Paso 4: Comuníquelo y póngalo en práctica.
Fomentar la participación de los directivos y animarles a comunicar el cambio y los motivos que lo justifican. Notifique las tareas asignadas a las personas clave a través del software del SGC. Proporcione un canal de comunicación en el que cualquiera pueda dar su opinión periódicamente mientras se aplica la medida correctiva. Todos estos factores influyen y determinan el éxito de la aplicación de un plan de medidas correctoras.
Paso 5: Realizar un seguimiento para garantizar la eficacia.
IS0 9001:2015 requiere que las organizaciones revisen la eficacia de las acciones correctivas y actualicen los niveles de riesgo y las posibles oportunidades. Tras la implantación, los responsables del proceso y el equipo de calidad deben esperar un tiempo adecuado y realizar revisiones de seguimiento.
Existen campos adicionales en el plan digital de medidas correctoras para que los responsables de calidad puedan introducir comentarios durante la revisión. Para documentar los resultados, pueden utilizar las funciones del software del SGC, como adjuntar fotos y notas, para aportar pruebas más claras de los efectos de la acción correctiva aplicada.
Para implantar planes de acciones correctivas que cumplan la norma ISO 9001:2015, los responsables de calidad pueden utilizar un software colaborativo de conformidad como SafetyCulture (antes iAuditor) para gestionar su implantación, desde el análisis de las causas raíz hasta la revisión de la eficacia de los planes de acciones correctivas.
Software SafetyCulture para equipos
Llevar un registro de las medidas correctivas puede ser difícil y llevar mucho tiempo, sobre todo cuando el papeleo puede perderse fácilmente o esconderse en archivadores. Pruebe a utilizar el software de acciones correctivas SafetyCulture para ayudarle a aplicar, documentar y supervisar las acciones correctivas basadas en riesgos, dentro y fuera del campo.
Si echa un vistazo a los análisis de las acciones de SafetyCulture, podrá ver las acciones pendientes, en curso, completadas e incluso las que no se pueden realizar de forma eficaz. Los intervalos de fechas son fácilmente personalizables, para que puedas mirar atrás y seguir tus progresos con facilidad. Las acciones correctivas también pueden visualizarse en función del nivel de prioridad, entre otras cosas. Refuerce hoy mismo su sistema de gestión de la calidad Reserve una demostración o Regístrese gratis ¡!
Preguntas frecuentes sobre medidas correctivas
He aquí otros ejemplos de medidas correctivas que tratan específicamente de la seguridad en el lugar de trabajo y la seguridad empresarial:
- Actualización de equipos
- Impartir formación sobre seguridad
- Realización de auditorías de seguridad periódicas y aleatorias
- Actualización de los procesos de trabajo
- Revisión de los protocolos y directrices de seguridad
Los 3 elementos de la acción correctiva son los siguientes:
- Identificación del problema: se trata de definir claramente el problema o la no conformidad que hay que abordar.
- Análisis de la causa raíz: identifica la causa o causas subyacentes del problema. Implica una investigación exhaustiva de los factores que han contribuido a la aparición del problema.
- Plan de medidas correctoras: el plan describe las medidas concretas que deben adoptarse para resolver el problema detectado. También debe establecer claramente las responsabilidades, los plazos y los recursos necesarios para resolver la raíz del problema.
Debe emitirse una acción correctiva cuando se haya identificado un problema o una no conformidad que requiera investigación y resolución. Algunos ejemplos de situaciones en las que se emite una acción correctiva son:
- Cuando un cliente plantea una queja sobre el producto o servicio
- Cuando se detecten deficiencias, desviaciones o áreas de mejora durante las auditorías e inspecciones internas
- Cuando se produzcan accidentes, cuasi accidentes o riesgos para la seguridad en el lugar de trabajo
- Cuando el resultado de un proceso se desvía sistemáticamente de los objetivos deseados o fijados.
- Cuando surgen problemas de calidad a pesar de contar con medidas de control de calidad
- Cuando no se alcanzan los objetivos o parámetros de rendimiento
La responsabilidad de aplicar las medidas correctivas recaerá normalmente en las personas o equipos directamente implicados en el proceso o sistema en el que se haya detectado el problema.
Sí, documentar las acciones correctivas es crucial para garantizar la trazabilidad, la responsabilidad y las referencias futuras. Desempeña un papel vital en el mantenimiento de un registro exhaustivo de los problemas identificados, las soluciones aplicadas y sus respectivos resultados.
