Una guía infalible para el análisis de la causa raíz

Importancia

El objetivo del análisis de causa raíz es calibrar los retos que debe abordar una organización para racionalizar sus procesos y alcanzar sus objetivos. Por lo tanto, identificar las causas fundamentales de un problema ayuda a desarrollar estrategias más eficaces para superarlo.

La realización de un análisis de la causa raíz y la aplicación de soluciones adecuadas ayudan a los empresarios a evitar de forma significativa o completa que se repitan problemas e incidentes iguales o similares. De este modo, los empresarios contribuirán a reducir el riesgo de muerte y/o lesiones para los trabajadores, la comunidad o los daños medioambientales. Además, las organizaciones pueden evitar costes innecesarios debidos a la interrupción de la actividad, el aumento de la normativa, las auditorías y la respuesta a emergencias, por nombrar algunos.

También cabe señalar que cuando los empresarios valoran la prevención más que el mero tratamiento de los síntomas superficiales, se puede ganar la confianza del público. Tener un registro sin incidentes puede ser más probable para atraer y retener a los empleados de alto rendimiento, promoviendo aún más una cultura de seguridad.

¿Qué es una causa raíz?

Remontándose al campo más amplio de la gestión de la calidad total (TQM), el análisis de las causas profundas forma parte de un proceso más general de resolución de problemas y desempeña esencialmente un papel integral en los esfuerzos de mejora continua. Esta metodología fue desarrollada por los fabricantes en la década de 1950 con el objetivo de comprender mejor los acontecimientos industriales.

3 tipos básicos de causas raíz

Hay 3 tipos básicos de causas raíz que pueden tener un impacto potencial en un problema, tales como:

• Causas físicas: Pueden surgir debido a problemas con cualquier componente físico de un sistema, como fallos de hardware y mal funcionamiento del equipo
• Causas humanas: Puede ocurrir debido a un error humano, causado por la falta de habilidades y conocimientos para realizar una tarea
• Causas organizativas: Puede ocurrir cuando las organizaciones utilizan un sistema o proceso defectuoso o insuficiente, en situaciones como dar instrucciones incompletas, tomar decisiones equivocadas y manejar mal al personal y los bienes

Categorías de RCA

El análisis de la causa raíz no es una metodología única. De hecho, hay muchas herramientas, procesos y técnicas diferentes para llevarla a cabo.

Según la Asociación Nacional de Directores de Programas Estatales de Salud Mental, la mayoría de los principios del ACR se clasifican en 5 grandes categorías:

• ACR basado en la seguridad: Este proceso se utiliza para examinar e identificar las causas fundamentales de cualquier fallo en la observancia de la seguridad, el análisis de accidentes u otros problemas relacionados con la seguridad y la salud en el trabajo.
• ACR basado en la producción: Suele realizarse en el ámbito del control de calidad para la fabricación con el fin de investigar las causas raíz de por qué se producen determinados defectos en el proceso de fabricación o en el producto final.
• ACR basado en los procesos: Como continuación del ACR basado en la producción, este enfoque se ha ampliado para incluir los procesos empresariales.
• ACR basado en el fallo: Tiene su origen en el concepto de análisis de fallos, que se suele utilizar en ingeniería y mantenimiento.
• ACR basado en sistemas: Combinando dos o más métodos de ACR, este enfoque también toma ideas de campos como la gestión del cambio, la gestión de riesgos y el análisis de sistemas.

El proceso de análisis de la causa raíz en 5 sencillos pasos

Como se muestra en el diagrama anterior, los pasos del análisis de la causa raíz son:

1. Date cuenta del problema.
2. Recoger datos.
3. Determinar los posibles factores causales.
4. Identificar la causa raíz.
5. Recomendar y aplicar soluciones.

Repasando cada uno de los pasos en detalle, a continuación se explica cómo se puede realizar el análisis de la causa raíz.

Paso 1: Comprender el problema.

El primer objetivo del ACR es identificar los problemas o defectos, lo que se hace mejor simplemente preguntando: “¿Cuál es el problema?” Al ser capaz de definir el problema, los síntomas y los posibles resultados, se le indicará la dirección correcta sobre cómo debe ir el análisis.

Este paso también es crucial para elaborar un planteamiento específico del problema. Sin ella, podría ser difícil encontrar y crear las mejores recomendaciones y soluciones. Cuando escribas el planteamiento del problema, asegúrate de tener en cuenta estas tres cosas:

• cómo describirías el problema;
• lo que veas que ocurre;
• cuáles son los síntomas específicos.

Paso 2: Reunir datos.

Recuperar todos los datos relevantes y disponibles sobre el incidente. Recopile e investigue los archivos de documentación, los problemas iniciales encontrados, las medidas preliminares adoptadas, el personal o los equipos implicados y otra información clave que considere beneficiosa para identificar la causa raíz.

Paso 3: Determinar los posibles factores causales.

Un factor causal, según la definición del Instituto Americano de Ingenieros Químicos, es un factor importante que contribuye de forma imprevista a un acontecimiento negativo o a una situación indeseable. Si se eliminan, los factores causales habrían evitado que se produjera el incidente o habrían reducido sus riesgos y su frecuencia.

Aquí es donde entra el corazón de su análisis. Comienza este paso reconstruyendo una línea de tiempo de los acontecimientos de tal manera que seas capaz de señalar exactamente qué condujo al problema y a otros asuntos que coexisten con el que estás tratando. Este método es crucial para que usted se dé cuenta de los factores causales específicos.

Paso 4: Identificar la causa raíz.

Aquí es donde usted elige cuál de las herramientas de análisis de causa raíz debe utilizar para descubrir las causas raíz de cada factor causal que encontrará. Consulte la siguiente sección para conocer las 5 mejores formas de realizar el análisis de la causa raíz.

Paso 5: Recomendar y aplicar soluciones.

Una vez identificada la causa principal, puede recomendar medidas preventivas para garantizar que el problema no se repita. Además, desarrolle un calendario y un plan exhaustivos sobre cómo puede aplicar la solución de manera que todas las partes interesadas estén bien informadas y formadas para una gestión de calidad proactiva.

5 mejores maneras de hacer un análisis de causa raíz

Lo ideal es utilizar una combinación de varias herramientas y técnicas para llevar a cabo el análisis de la causa raíz en su organización. Estas herramientas se agrupan en las siguientes categorías generales:

• Lluvia de ideas
• Listas de control
• Lógica/Árboles de eventos
• Líneas de tiempo
• Diagramas de secuencia
• Determinación del factor causal

Cuando busque técnicas de análisis de la causa raíz y ejemplos de análisis de la causa raíz, empiece por explorar las más utilizadas y vea si son apropiadas para la situación que pretende abordar.

Los 5 porqués

Se considera el enfoque más sencillo del ACR. Básicamente, este método emplea un solo paso, que se repite una y otra vez. Todo lo que hay que hacer es empezar con un planteamiento del problema y luego preguntar “¿Por qué?” 5 veces, y cada “¿Por qué?” le llevará más cerca de la causa raíz.

¿Cuál es un ejemplo de análisis de la causa raíz utilizando los 5 porqués?

• Planteamiento del problema: El calentador de agua eléctrico dejó de funcionar de repente.
• ¿Por qué se detuvo? Se comprobó que el disyuntor estaba activado.
• ¿Por qué se ha disparado el disyuntor? El calentador de agua eléctrico estaba a punto de recalentarse.
• ¿Por qué el calentador de agua eléctrico estaba a punto de sobrecalentarse? Se encontró una acumulación de sedimentos alrededor de los elementos de calefacción.
• ¿Por qué no se ha revisado y limpiado la máquina? No se realizó la inspección ni la rutina de mantenimiento.
• ¿Por qué se ha perdido un control rutinario? El miembro del equipo asignado no estaba bien informado sobre el programa.

Descargue una plantilla gratuita de los 5 porqués.

AMFE

El proceso de Análisis Modal de Fallos y Efectos, o AMFE, es uno de los métodos de análisis de causa raíz más profundos y utiliza preguntas hipotéticas del tipo “¿Qué pasaría si…? La mejor manera de aplicarlo es establecer relaciones de causa y efecto que pretenden describir por qué se producen determinados problemas, incluido el que usted está tratando.

Descargue una plantilla gratuita de AMFE.

DMAIC

Acrónimo de Definir, Medir, Analizar, Mejorar y Controlar, DMAIC es una estrategia basada en datos de la iniciativa de calidad Six Sigma de una organización que se utiliza en la mejora de procesos. Se compone de pasos relativamente sencillos, cada uno de los cuales tiene como objetivo garantizar los mejores resultados posibles. Como proceso cíclico, el DMAIC incluye los siguientes pasos:

1. Definir los objetivos del proyecto y los resultados para el cliente
2. Medir el proceso para evaluar el rendimiento actual y cuantificar el problema
3. Analizar e identificar las causas de los defectos
4. Mejorar el proceso eliminando y previniendo los defectos
5. Controlar el rendimiento futuro del proceso para mantener las estrategias mejoradas

Descargue una plantilla DMAIC gratuita.

8 Disciplinas Resolución de problemas

Conocido comúnmente como solución de problemas 8D, este método se utiliza en la mejora de productos y procesos. El modelo 8D, esencial para aplicar soluciones estructurales a largo plazo que eviten problemas recurrentes, suele ser utilizado por ingenieros de calidad y profesionales de los sectores de la automoción, la sanidad, el comercio minorista, las finanzas y la fabricación. Aunque esta metodología consta originalmente de 8 etapas o disciplinas, puede perfeccionarse añadiendo una etapa adicional que se destina a la planificación al principio. Por lo tanto, el proceso de resolución de problemas de las 8D tiene este aspecto:

• D0: Plan
• D1: Formar un equipo
• D2: Describir el problema
• D3: Desarrollar un plan de contención
• D4: Identificar y confirmar las causas fundamentales y los puntos de escape
• D5: Verificar las acciones correctivas y las soluciones antes de su aplicación
• D6: Definir y llevar a cabo acciones correctivas
• D7: Trazar medidas preventivas
• D8: Reconocer y felicitar al equipo

Descargue una plantilla de informe 8D gratuita o consulte esta colección de plantillas de informes 8D.

Análisis de los cambios

Este método es aplicable a los casos en los que se producen cambios significativos en el rendimiento de un sistema o un proceso. Su objetivo es explorar los cambios realizados en las personas, los equipos y los datos, entre otros, que tienen un impacto relevante en el cambio de rendimiento. En última instancia, esto también ayuda a descubrir estrategias en la gestión de riesgos.

Es posible que esta sea la mejor opción para el análisis de la causa raíz cuando se trate de un gran número de causas posibles.

Formación sobre el análisis de la causa raíz para sus equipos

Aunque varias herramientas de ACR pueden ser utilizadas por una sola persona, es estupendo fomentar la práctica de la colaboración y el trabajo en equipo en una organización pidiendo a los equipos que trabajen juntos para encontrar las causas fundamentales de sus problemas. Por ello, es aconsejable impartir formación sobre el análisis de las causas principales en los esfuerzos de su organización por promover la cultura de la seguridad y un alto nivel de calidad en todos los centros y departamentos.

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