¿Qué es un informe A3?
Un informe A3 o Modelo A3 es un método de resolución de problemas utilizado habitualmente por directivos y supervisores para identificar, comprender y resolver problemas en un entorno empresarial. Evolucionada a partir de la filosofía de gestión ajustada del Sistema de Producción Toyota (TPS), en la actualidad es comúnmente utilizada por diversas industrias que buscan mejorar su calidad y eficiencia operativas.
El PDCA (planificar-hacer-comprobar-actuar o planificar-hacer-comprobar-ajustar) es un método de gestión utilizado en el Modelo A3. Es un método científico que tiene por objeto:
- Establecer el resultado deseado y proponer una solución para lograrlo (plan)
- Probar la solución propuesta y recopilar datos sobre su eficacia (hacer)
- Analizar los datos obtenidos de la prueba y comparar los resultados con el resultado deseado (comprobar).
- Realizar ajustes en la solución basándose en los datos de las fases de “hacer” y “comprobar” hasta alcanzar el objetivo (actuar o ajustar).
Las 3 razones principales para utilizar los informes A3
A pesar de la abundancia de modelos de resolución de problemas (8D, 5 porqués, CAPA, etc.), sigue habiendo razones de peso para que las empresas hagan de los informes A3 lean una parte integral de su organización. No realizar un informe A3 cuando está justificado puede dar lugar a fracasos en los proyectos, pérdidas de productividad e ineficacia de los procesos.
Es una herramienta versátil para resolver problemas
Una empresa de éxito es aquella que se esfuerza constantemente por funcionar al máximo de su capacidad. Los informes A3 ayudan a alcanzar este ideal identificando problemas, ineficiencias y ambigüedades en el proceso empresarial, y proponiendo a continuación posibles soluciones. Mediante un análisis minucioso, la colaboración y el pensamiento crítico, el modelo A3 puede adaptarse a casi cualquier tipo de empresa o industria.
Establecer una cultura de mejora continua
Integrar el método PDCA en su marco operativo ayuda a las empresas a adaptarse a cualquier reto que pueda afectar negativamente a sus operaciones, por ejemplo, nuevas tendencias, competencia o un cambio en el panorama económico.
Comunicarse con todas las funciones y mantener informadas a las partes interesadas sobre cuestiones y problemas.
Aunque no está diseñado principalmente como herramienta de comunicación, un informe A3 puede utilizarse para informar a las distintas funciones y a las partes interesadas sobre los problemas operativos y los planes para resolverlos. Es especialmente eficaz porque su formato de una página incluye sólo los detalles más relevantes del asunto.
Además de funcionar como herramienta de resolución de problemas y elaboración de informes, el modelo A3 también puede utilizarse para propuestas y planificación empresarial.
Cuándo NO utilizar un informe A3
Los informes A3 son flexibles y eficaces en manos de un equipo capaz. Sin embargo, algunos problemas no son tan complejos como para necesitar un A3 o pueden abordarse mejor con modelos alternativos de resolución de problemas.
Si un problema puede resolverse fácilmente con una solución sencilla y obvia
Utilizar un informe A3 para algo tan sencillo como apretar un tornillo suelto o actualizar una entrada errónea en una hoja de cálculo es innecesario. Los informes A3 deben reservarse para cuestiones complejas que requieran un análisis minucioso, pensamiento crítico y un equipo para resolverlas.
Si el problema y las soluciones propuestas son demasiado complejos para caber en una página
La escala de un problema y su impacto deben evaluarse adecuadamente antes de que un equipo decida utilizar el A3 para resolverlo. En los casos en que A3 no sea suficiente, otros modelos de resolución de problemas más exhaustivos, como 8D, pueden ser la mejor opción.
Jona Tarlengco