Qu’est-ce que le système de gestion de projet ?
Le système de gestion de projet peut être défini de deux manières. Lorsqu’il est défini comme la manière dont les gestionnaires de projet font les choses, le système de gestion de projet est l’application de processus ou de méthodes définis pour gérer une multitude de responsabilités et accomplir des étapes de tâches qui sont toutes orientées vers l’achèvement d’un projet.
Lorsqu’il est défini comme un outil utilisé pour gérer des projets, le project management system est un outil ou un ensemble d’outils conçus pour permettre aux gestionnaires de projet d’assumer leurs responsabilités à chaque phase du projet.
Dans cet article, nous aborderons les cinq phases de la gestion de projet, certaines des tâches liées à chaque phase et les outils du système de gestion de projet qui peuvent être utilisés pour chaque phase du projet.
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Quelles sont les phases, les tâches et les outils de la gestion de projet ?
Selon le Project Management Institute (PMI), la gestion de projet se divise en 5 groupes ou phases : Le lancement, la planification, l’exécution, le suivi et le contrôle, et la clôture. Chaque phase comprend des tâches qui impliquent l’utilisation d’outils afin d’être correctement exécutées par un gestionnaire de projet.
Les 5 phases du project management system
Également connues sous le nom de cycle de vie de la gestion de projet, les phases de la gestion de projet sont une série de responsabilités qui mènent finalement à l’achèvement d’un projet.
Phase 1 : Lancement du projet
Au cours de cette première phase de la gestion de projet, un nom est donné au projet et une définition générale lui est donnée. Des études peuvent être réalisées à ce stade et les parties prenantes font preuve de diligence raisonnable pour vérifier si le projet est réalisable avant de passer à la phase de planification du projet. Au cours de cette phase, les chefs de projet créent un document d’initiation de projet (DIP) afin que leurs équipes restent en phase avec la vision, les objectifs et les stratégies du projet à lancer.
Outil de lancement de projet : liste de contrôle la diligence technique pour les TI/logiciels
Le type d’étude à mener lors du lancement du projet dépend de la nature du projet. Dans le cas d’un projet lié aux technologies de l’information, une liste de contrôle de diligence raisonnable pour les technologies de l’information et les logiciels peut être utilisée lors du lancement du projet. Les responsables informatiques et les chefs de projet peuvent utiliser cette liste de contrôle pour examiner les acquisitions potentielles de logiciels et vérifier d’autres facteurs tels que la conformité aux lois, à la sécurité, à l’open source et à la qualité du code.
Outil de lancement de projet : liste de contrôle diligence technique générale
En ce qui concerne les projets d’acquisition de produits ou de biens, cette liste de contrôle générale de diligence technique peut être utilisée pour procéder à une évaluation du produit ou du bien destiné à être acquis.
Phase 2 : Planification du projet
Une fois que la faisabilité du projet est établie, il est temps de planifier la manière dont il sera exécuté. Au stade de la planification du projet, le chef de projet, avec l’aide des autres parties prenantes, commence à élaborer un plan de gestion du projet. Les ressources nécessaires au projet sont déterminées, ainsi que les objectifs, la portée, les étapes, la qualité, les risques, le calendrier du projet et les canaux de communication entre les parties prenantes.
Outil de planification de projet : modèle de charte de projet
Utilisé juste avant l’exécution du projet, ce modèle de charte de plan de projet peut aider les gestionnaires de projet à documenter des détails importants tels que les buts et objectifs du projet, la portée et les limites, les étapes, les hypothèses, la structure organisationnelle du projet et l’autorisation du projet.
Outil de planification de projet : modèle de cadre de gestion des risques
Pour les projets susceptibles de comporter des risques pour la santé et la sécurité, les chefs de projet peuvent utiliser ce modèle de cadre de gestion des risques pour identifier les risques possibles, déterminer les causes et les effets, et proposer des mesures de contrôle et d’atténuation.
Phase 3 : Exécution du projet
Une fois la planification du projet terminée, le chef de projet et les personnes impliquées dans l’exécution du projet adhèrent au plan finalisé. Les tâches sont exécutées conformément au plan du projet, des réunions sont organisées pour discuter des rapports sur l’état d’avancement du projet, les étapes du projet sont vérifiées et les progrès sont contrôlés pour vérifier si le rythme est conforme au calendrier prévu.
Phase 4 : Suivi et contrôle du projet
Le suivi et le contrôle du projet vont de pair avec l’exécution. Cette phase cruciale de la gestion de projet consiste à s’assurer que la qualité, l’avancement et l’utilisation des ressources du projet sont conformes aux attentes et au plan du projet. Au cours du suivi et du contrôle du projet, les indicateurs clés de performance sont mesurés, enregistrés et discutés lors des réunions de projet afin de comprendre s’il existe des variables qui font que la qualité ou le rythme du projet s’écarte du plan. Des mesures de contrôle sont ensuite mises en œuvre pour s’assurer que le projet reste sur la bonne voie.
Outil de suivi et de contrôle des projets : modèle d’analyse des lacunes
Utilisez ce modèle d’analyse des écarts pour identifier les écarts entre les performances attendues et la qualité actuelle du travail sur le projet. Identifier les objectifs cibles et les domaines d’amélioration afin d’élaborer des plans d’action avec des niveaux de priorité et des dates cibles.
Exemple de modèle d’analyse des lacunes
Voici un exemple d’outil d’analyse des écarts efficace pour aider à découvrir les domaines d’amélioration :
Analyse des lacunes PDF Exemple de rapport
Ce rapport PDF d’analyse des écarts comprend des informations telles que le score, les éléments échoués et les actions correctives. Les autres informations pouvant être extraites des utilisateurs sont la date, le service, le nom de l’employé, le numéro de l’employé, le poste et le responsable assigné. La section d’audit de l’analyse des écarts de ce modèle contient des facteurs qui aideront à déterminer l’écart entre l’état actuel et l’état souhaité. Ajouter d’autres facteurs si nécessaire.
Outil de suivi et de contrôle des projets : modèle de contrôle de la qualité
Le contrôle de la qualité est essentiel pour s’assurer qu’un produit ou un résultat répond constamment au niveau de qualité attendu selon le plan du projet. Utilisez cette fiche de contrôle de la qualité pour identifier tout problème de qualité et indiquer s’il est dû au processus, à l’équipement, aux matériaux, aux opérateurs ou à l’environnement, et proposer des mesures correctives.
Outil de suivi et de contrôle des projets : modèle de rapport l’état d’avancement du projet
Également appelé rapport sur l’état d’avancement du projet, ce modèle de rapport sur l’état d’avancement du projet peut être utilisé par les chefs de projet pour soumettre des rapports sur l’état le plus récent du projet en ce qui concerne les délais, la qualité et les coûts. Inclure les détails de tout problème de blocage et indiquer le pourcentage d’achèvement du projet.
Phase 5 : Clôture du projet
Dernière étape du project management system, la phase de clôture du projet implique quelques responsabilités supplémentaires à accomplir avant la clôture officielle du projet. Lorsqu’un projet est sur le point d’être achevé, les tâches finales comprennent la livraison du produit, la rémunération finale et la résiliation des contrats avec les fournisseurs, la présentation des rapports, ainsi que les récompenses et la reconnaissance des membres de l’équipe du projet.
Outil de clôture de projet : liste de contrôle la clôture du projet
Parfois appelée liste de contrôle de clôture de projet, les gestionnaires de projet utilisent des listes de contrôle de clôture de projet pour éviter d’omettre des processus lors de la préparation de la clôture du projet. Cette liste de contrôle est conçue pour aider les gestionnaires de projet à accomplir les tâches suivantes : donner une vue d’ensemble du projet, déterminer l’état d’avancement de chaque processus du projet, enregistrer les problèmes non résolus et évaluer les performances globales du projet.
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Du lancement à la clôture du projet, le gestionnaire de projet doit s’acquitter d’une multitude de responsabilités. Aux responsabilités générales s’ajoutent des tâches plus modestes mais tout aussi importantes, comme veiller à ce que les données soient saisies lors du suivi du projet et que les informations soient sécurisées pour l’établissement de rapports sur l’état d’avancement et l’archivage.
Avec toutes ces responsabilités de contrôle, de suivi des étapes et de respect du calendrier tout en s’assurant que la sécurité et la qualité du projet ne sont pas compromises, un système de gestion de projet puissant tel que SafetyCulture (iAuditor) peut aider les gestionnaires de projet à assumer de multiples responsabilités et à consacrer du temps et des ressources à d’autres tâches plus urgentes du projet.
