Que sont les fiches de procédure lors du départ d’un salarié ?
Les fiches de procédure pour le départ des employés sont des outils qui aident les professionnels des ressources humaines (RH) à assurer une séparation sans heurts pour les employés qui quittent l’entreprise, que ce soit par démission, licenciement ou retraite. L’absence de processus de départ des employés peut exposer les organisations à des risques juridiques, de sécurité et de réputation.
Les 5 principaux avantages de l’utilisation de fiches de procédure pour le départ d’un salarié.
L’utilisation de fiches pour le départ des employés peut aider les départements et les équipes des RH à :
- Réduire les erreurs et la surveillance
Le fait de négliger des étapes cruciales du processus de départ peut entraîner des documents incomplets, des erreurs administratives et des violations de la conformité. L’utilisation de fiche de procédure départ d’un salarié peut aider les professionnels des RH à suivre les exigences, telles que les documents essentiels (par exemple, les accords de non-divulgation), les exigences en matière de transmission des connaissances et des projets et le transfert des actifs de l’entreprise. - Réduire les risques juridiques
Ne pas disposer d’une piste d’audit complète pour les employés qui quittent l’entreprise expose les organisations à des litiges potentiels. Même les employés qui partent initialement en bons termes peuvent être mécontents à l’avenir et déposer des plaintes pour licenciement abusif. L’utilisation de procédures dans le cadre d’un processus structuré d’intégration peut rappeler à vos équipes de RH qu’elles doivent suivre les étapes légales correctes lors de l’intégration des employés qui quittent l’entreprise. - Gérer les risques liés à la sécurité informatique
Le fait de ne pas récupérer les équipements de l’entreprise et de ne pas désactiver l’accès aux données pour les employés qui quittent l’entreprise peut entraîner de graves risques de violation des données pour une organisation. Les équipes RH doivent consulter les services informatiques pour déterminer quels équipements et accès doivent être récupérés. Les fiches de procédure départ d’un salarié peuvent également être utiles pour demander aux employés de déclarer que tous les accès ont été restitués. - Assurer un transfert transparent
Sans un transfert de connaissances approprié, les employés restants seraient certainement perdus. Cela peut entraîner une confusion, une faible productivité du travail et, dans des cas extrêmes, des équipes qui repartent de zéro. Une fiche de procédure départ d’un salarié est un moyen efficace de s’assurer que les employés qui partent ne partent pas avant d’avoir transféré les accès de connexion, les directives, la planification de la stratégie et leurs coordonnées en cas de demandes futures de l’équipe. - Construire une réputation positive
Les employés mécontents qui partent peuvent provoquer des critiques négatives, baisser le moral des employés et nuire à l’image de marque de l’employeur. Les entretiens de départ permettent de s’assurer que les voix des employés qui partent sont entendues et aident les équipes RH à identifier les domaines à améliorer. Les employés qui partent en bons termes et qui ont le sentiment que leurs préoccupations ont été entendues peuvent revenir à l’avenir ou, à tout le moins, ne pas dénigrer votre organisation.
Qu’est-ce que SafetyCulture (anciennement iAuditor) et comment puis-je l’utiliser pour l’intégration des employés ?
SafetyCulture (iAuditor) est la première application de formulaire numérique au monde. Réduisez la paperasse en utilisant les modèles numériques de SafetyCulture pour le départ des employés. Restez au courant de toutes les procédures de départ et identifiez facilement les cas de non-conformité. Recueillez des signatures électroniques et sauvegardez en toute sécurité les dossiers d’embarquement en ligne dans le Cloud avec SafetyCulture.
FAQ sur les formalités de départ d'un salarié
La première chose à faire est de récupérer tous les actifs corporels fournis par l’entreprise à l’employé sur le départ, tels que les ordinateurs de bureau, les ordinateurs portables ou les téléphones portables. Ensuite, assurez-vous de supprimer tous les accès aux applications, documents et connexions de l’entreprise, qu’ils soient individuels ou partagés.
Menez un entretien de départ, où vous insistez sur le fait que les commentaires honnêtes sont encouragés. Vous pouvez vous en servir comme base pour identifier les domaines à améliorer. De plus, étant dans une configuration à distance, il est idéal de programmer un appel vidéo avec l’employé pour le remercier de son travail afin de toujours apporter une touche personnelle à l’expérience.
Les documents de fin de contrat des employés comprennent une lettre de démission, une attestation d’emploi (si demandée), des accords de non-divulgation (le cas échéant) et d’autres documents importants, tels que des dossiers d’avantages sociaux et des documents fiscaux.
La gestion de la messagerie professionnelle après le départ d’un salarié est la responsabilité de l’employeur. La CNIL recommande à l’employeur d’avertir son employé de la date de clôture de sa messagerie afin qu’il puisse faire le tri dans sa messagerie professionnelle avant son départ.
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