Qu’est-ce qu’un formulaire de demande de modification ?
Un formulaire de demande de modification, également appelé formulaire d’ordre de modification, est une proposition formelle couramment utilisée par les entrepreneurs et les parties prenantes pour apporter des modifications à la portée du projet et faire une demande de changement de projet. Si vous n’émettez pas de formulaires de demande de changement dès que des problèmes sont identifiés dans le cadre du projet en cours, vous risquez de vous exposer à des problèmes juridiques et financiers.
Pourquoi utiliser un modèle de formulaire de demande de modification ?
Un plan de projet n’est jamais immuable. La mise en œuvre de changements dans un projet ne peut se faire à la hâte ou sans passer par un processus approprié. Étant donné que les projets impliquent de l’argent, du travail et de la coordination, entre autres, tous les changements ou modifications identifiés ou demandés doivent être traités et approuvés avant le début des travaux.
La première étape d’une gestion efficace des changements dans votre plan de projets qui peuvent survenir dans les projets consiste à collecter des données afin de déterminer la meilleure ligne de conduite à adopter pour y faire face. L’utilisation d’un modèle de formulaire de demande de modification permet de rationaliser, d’organiser et de bien documenter l’ensemble du processus de gestion du changement.
Que doit contenir une demande de modification ?
Les éléments clés d’un modèle de formulaire de demande de modification sont les suivants :
- Détails de base tels que le numéro de l’ordre de modification, le numéro du contrat, le nom et le numéro du travail, le lieu du travail et le nom de la personne qui a demandé la modification.
- Travail prévu, titre du travail et description du travail à effectuer
- Photos et preuves à l’appui des spécifications nécessaires pour les travaux prévus
- Estimation du coût de la main-d’œuvre et des matériaux
- Nom et signature de l’entrepreneur et du propriétaire autorisés
Comment rédiger un formulaire de demande de modification ?
L’utilisation d’un modèle vous permet de compléter facilement les informations nécessaires afin de ne négliger aucun détail. Vous pouvez suivre les étapes suivantes pour remplir un modèle de formulaire de demande de modification :
- Complétez les informations de base concernant le projet et la demande de modification. Il s’agit notamment du numéro de l’ordre de modification, du numéro du contrat, du nom et du numéro du travail, du lieu du travail et de la personne qui a demandé la modification.
- Précisez le travail à effectuer. Joignez des photos et indiquez les raisons pour lesquelles le contexte doit être modifié.
- Joignez des documents probants à l’appui de la demande de modification.
- Dressez la liste des coûts estimés de la main-d’œuvre et des matériaux nécessaires. Indiquez également si un délai supplémentaire est nécessaire.
- Complétez le modèle en recueillant les signatures de l’entrepreneur autorisé et du propriétaire une fois que les modifications spécifiées ont été convenues, jugées satisfaisantes et acceptées.
Bonnes pratiques en matière d’émission de formulaires de demande de changement
Il peut s’avérer nécessaire de modifier l’étendue initiale des travaux en cas de conditions inattendues sur le site, d’une mauvaise définition de l’étendue du projet ou d’erreurs de dessin ou de plan. Dans ce cas, les formulaires d’ordre de modification peuvent aider à quantifier les coûts potentiels et à s’assurer que les parties concernées sont d’accord. Voici la séquence idéale à suivre pour l’émission, l’approbation et la documentation d’un formulaire de demande de changement :
Étape 1 : Communiquer avec le propriétaire.
Informez le propriétaire et déterminez s’il envisage de procéder à des ajustements au-delà de l’étendue initiale des travaux prévue dans le contrat. De cette manière, les changements nécessaires peuvent être correctement évalués et documentés avant d’être mis en œuvre.
Étape 2 : Créer un formulaire de demande de modification.
Lors de la rédaction du formulaire de demande de modification du projet, décrivez en détail les travaux prévus. Cela implique de fournir de nouveaux documents de conception, dessins et/ou spécifications pour illustrer clairement les changements. Les coûts estimés pour la main-d’œuvre, les matériaux et l’équipement doivent être indiqués en même temps que le nouveau calendrier du projet.
Étape 3 : Soumettre le formulaire de demande de modification et le devis au propriétaire.
Soumettez le formulaire de demande de modification et les documents justificatifs requis (par exemple, le contrat original, les dessins révisés, les rapports quotidiens de construction, etc.) avec le devis préparé par l’entrepreneur. Au cours de cette étape, des négociations auront probablement lieu au sujet du devis. Une fois que toutes les parties impliquées dans le projet se sont mises d’accord sur les travaux potentiels à effectuer, tout le monde signe et procède à l’exécution des travaux. Dans le cas contraire, la demande de modification sera réécrite.
Étape 4 : Commencer les travaux.
Une fois que la demande de modification émise a été approuvée, les travaux planifiés doivent être exécutés conformément au calendrier révisé du projet. Toutes les parties prenantes au processus doivent être bien informées de l’étendue des travaux afin de s’assurer que les détails qui y sont énoncés sont respectés.
Étape 5 : Effectuer un contrôle de qualité.
Après avoir apporté les modifications au projet, les entrepreneurs doivent procéder à une inspection pour s’assurer que les conditions énoncées dans le formulaire de demande de modification ont bien été respectées. Documentez l’inspection en prenant des photos afin de réduire les risques de responsabilité en cas de problèmes constatés après l’achèvement des travaux.
FAQ sur les demandes de modification
En général, les types de demandes de modification peuvent être classés en deux catégories :
- Demandes de modification à l’intérieur du champ d’application – Il s’agit de modifications qui impliquent généralement des révisions ou des corrections mineures du champ d’application et des exigences du projet original ou existant. Ils sont donc considérés comme ayant peu d’impact sur le coût global, le calendrier et la coordination nécessaires à la mise en œuvre.
- Demandes de modification hors du champ d’application – Au contraire, ce type de demande de modification concerne des changements qui prennent plus de temps à réaliser et qui ont un impact important sur l’ensemble du projet.
Étant donné que les changements peuvent provenir de différents aspects du projet, toute partie prenante impliquée peut rédiger et soumettre une demande de changement en cas de besoin. Dans la plupart des cas, cependant, les formulaires de demande de changement sont créés par les chefs de projet, les clients, les sponsors ou les contractants autorisés.
Dans le cadre de la gestion de projet, différents acteurs sont chargés d’approuver les demandes de modification en fonction de plusieurs variables dans un projet. Ces considérations incluent la taille du projet, les exigences contractuelles et les parties externes impliquées. En général, les personnes qui approuvent les demandes de modification sont les sponsors du projet, les chefs de projet et le comité de contrôle des changements.
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