Qu’est-ce qu’un audit de gestion ?
Un audit de gestion est une approche systématique qui vise à analyser l’efficacité des systèmes de gestion d’une organisation. Il évalue la manière dont les équipes de direction gèrent l’entreprise et évaluent les résultats des politiques, protocoles et procédures mis en œuvre pour atteindre les objectifs de l’entreprise et respecter les normes de sécurité.
Un audit de gestion complet comprend généralement l’évaluation des processus du service, l’évaluation individuelle des membres de l’équipe et l’examen des performances globales du service de gestion afin de déterminer ce qui peut être amélioré et ce que l’équipe fait bien.
Bien que les évaluations individuelles puissent faire partie de l’audit, l’objectif d’un audit de gestion est d’évaluer la performance de l’équipe dans son ensemble et non pas d’isoler un individu en particulier.
Importance
Les audits de gestion constituent une partie très importante de l’amélioration continue et ont un effet positif sur l’organisation dans son ensemble. En effet, l’audit de gestion vous permet de déceler les lacunes de votre équipe de gestion en matière de performance. Vous pourrez ainsi trouver de meilleures façons d’utiliser les ressources, de désigner les tâches et de tirer le meilleur parti de votre personnel. En outre, il facilite la prise de décisions par l’organisation en vue d’améliorer les performances et la productivité.
Un système de gestion bien mis en œuvre peut permettre à une équipe de gestion de travailler et de communiquer efficacement, de minimiser les risques, de réduire l’insatisfaction des employés et de diminuer le gaspillage.
Les principaux avantages d’un audit de gestion sont les suivants :
- Identifier les points forts et les points faibles du système de gestion ;
Améliorer les protocoles de communication ; - Minimiser les coûts de production en éliminant le gaspillage ;
- Utiliser la main-d’œuvre de manière efficace ;
- Améliorer les normes de sécurité et de conformité ;
- Identifier les défauts et les irrégularités de l’administration ; et
- Déterminer de meilleures solutions pour atteindre les objectifs souhaités.
Comment fonctionnent les audits de gestion ?
La réalisation d’un audit de gestion interne est une tâche délicate. En effet, lorsque vous désignez des employés pour effectuer l’audit, leurs préjugés personnels peuvent influer sur le résultat de l’audit et produire des résultats biaisés, ce qui peut affecter les décisions que vous prenez à la suite de l’audit. C’est pourquoi la plupart des entreprises choisissent d’engager des organisations tierces pour réaliser l’audit à leur place et s’assurer que les résultats sont justes et impartiaux.
Lorsque vous faites appel à une organisation tierce pour un audit de gestion, un ou deux consultants se rendent dans les locaux de l’entreprise, évaluent les pratiques de gestion et s’entretiennent avec les personnes concernées. Ils peuvent ainsi évaluer les performances de l’équipe de gestion et vous fournir des recommandations et des résultats précis.
Domaines clés d’un audit de gestion
L’audit de gestion porte sur différents domaines, car il s’agit d’une évaluation de l’équipe de gestion dans son ensemble. En outre, les domaines de l’audit peuvent également varier en fonction des besoins de votre organisation et de votre secteur d’activité. Voici quelques-uns des domaines typiques à couvrir lors d’un audit de gestion :
Planification stratégique
Étant donné que les équipes de direction sont chargées de la planification stratégique, l’un des principaux aspects de l’audit devrait porter sur la qualité de l’élaboration des stratégies par l’équipe, sur leur adéquation avec la vision et les objectifs de l’entreprise, ainsi que sur leur efficacité. L’analyse PESTLE et l’analyse SWOT sont des méthodes à utiliser dans le cadre de la planification stratégique.
Gouvernance
Il est également important que l’audit comprenne une évaluation des capacités de leadership de l’équipe afin de vérifier si elle pousse le reste de l’entreprise dans la bonne direction.
Structure organisationnelle
La structure organisationnelle de l’entreprise a un effet majeur sur la communication, la coordination et l’efficacité. C’est pourquoi la plupart des audits de gestion couvrent également ce domaine de manière exhaustive.
Gestion financière
Il est essentiel que l’équipe d’audit évalue les capacités de gestion financière de la direction. Les ressources de l’entreprise doivent toujours être correctement allouées et distribuées, ce qu’un audit de gestion complet doit permettre de vérifier.
Efficacité opérationnelle
Le dernier grand domaine est celui de l’efficacité opérationnelle. Cela permet aux auditeurs de vérifier si l’organisation fonctionne bien avec l’équipe de gestion à la barre et de déterminer les domaines d’amélioration potentiels.
Comment réaliser un audit de gestion ?
La réalisation d’un audit de gestion est une tâche complexe qui peut se présenter différemment selon les équipes et les organisations. Cependant, toutes les équipes d’audit de gestion doivent suivre des étapes standard pour s’assurer qu’elles mènent l’audit correctement. Ces étapes sont les suivantes :
Étape 1 : Planifier l’audit
Avant d’entamer un audit, il est essentiel d’élaborer un plan complet qui en définisse l’étendue. Il s’agit notamment de déterminer l’objectif principal de l’audit, de dresser la liste de toutes les informations que vous devez tirer de l’audit et d’indiquer comment vous allez mettre en œuvre l’audit.
Étape 2 : Choisir les questions à poser
Bien que cela puisse paraître simple, le fait de poser les bonnes questions aux gens fera certainement la différence. Une fois les questions finalisées, passez à l’entretien avec les employés de l’organisation. Si vous n’utilisez qu’une série de questions pour les employés et une autre pour la direction, notez les différences de réponses entre les différents services et types d’emploi.
Étape 3 : Recueillir les données pertinentes et valider les informations
L’étape suivante consiste à recueillir des données. Pour ce faire, nous interrogeons les employés et les membres de l’équipe de direction, et nous évaluons minutieusement les différents processus de l’entreprise. Il s’agit ensuite de valider l’information par l’observation. Que l’observation ne dure qu’une journée ou qu’elle s’étende sur une période plus longue, utilisez une liste de contrôle des éléments à surveiller, tels que les domaines problématiques ou les questions signalées. Dans l’idéal, il s’agit d’une liste de contrôle numérique, facile à consulter et à modifier en déplacement.
Étape 4 : Vérifier les documents existants
Examinez des documents tels que les états financiers et d’autres documents relatifs aux processus de l’organisation. Outre les éléments probants obtenus lors des étapes précédentes, ces documents peuvent étayer l’auditeur lorsqu’il présente ses conclusions à l’équipe de direction de l’organisation.
Étape 5 : Analyser les données
Après avoir recueilli les données, l’équipe doit analyser tous ses résultats. En règle générale, les auditeurs recueillent de grandes quantités de données au cours des audits et doivent les examiner pour déterminer leur signification dans un contexte plus large. Ils peuvent ainsi identifier les domaines d’amélioration, les points forts et même les meilleures pratiques à suivre par les membres de l’équipe. Cette étape peut être un casse-tête si vous utilisez un stylo et du papier pour réaliser l’audit. Cela peut être facilité par un logiciel de gestion des audits. Bien qu’il puisse être difficile pour les auditeurs de la vieille école de faire la transition, cela les aidera non seulement eux mais aussi les organisations qu’ils contrôlent à comprendre les résultats de l’audit.
Étape 6 : Présenter vos conclusions
La partie la plus importante d’un audit de gestion est le rapport que les auditeurs rédigent à la fin. Ce rapport contient toutes les données qu’ils ont recueillies, y compris leur interprétation. Généralement, le rapport contient également des recommandations sur la meilleure façon pour la direction d’aller de l’avant sur la base des données recueillies au cours de l’audit.
Étape 7 : Mise en œuvre des actions et des suivis recommandés
Enfin, l’équipe de direction doit interpréter le rapport des auditeurs et mettre en œuvre leurs recommandations. Les recommandations étant basées sur des données, il est beaucoup plus facile de prendre des décisions intelligentes qui permettent à l’équipe de direction de mener l’entreprise vers ses objectifs de manière plus efficace.
Étape 8 : Suivre l’évolution de la situation
La dernière étape d’un audit de gestion consiste à effectuer un suivi pour s’assurer que tous les membres de l’organisation – de la direction aux employés – suivent les meilleures pratiques recommandées par l’audit. Cette étape implique également des examens périodiques de la gestion en vue d’une amélioration continue.
FAQ sur l'audit de gestion
La fréquence des audits de gestion varie d’une organisation à l’autre. Il est donc important d’évaluer les besoins de l’organisation afin de déterminer si vous devez effectuer les audits tous les deux ans, tous les ans ou tous les deux ans.
Les grands principes de l’audit de gestion sont les suivants :
- Objectivité
- Précision
- Une approche systématique
- Amélioration continue
- Indépendance
En règle générale, les audits de gestion sont réalisés par des organisations ou des équipes tierces. Cela permet de garantir une évaluation équitable et d’éliminer les préjugés potentiels qui apparaissent lors de la réalisation d’audits en interne. Les organisations peuvent également réaliser des audits de gestion internes à condition de choisir des auditeurs impartiaux pour mener à bien ce processus.
En règle générale, les audits de gestion prennent de quelques semaines à quelques mois. Cela dépend de la taille de l’organisation, des besoins de l’équipe de gestion et d’autres facteurs. L’essentiel est de consacrer suffisamment de temps à l’examen de tous les aspects de la gestion.
Parmi les principaux défis auxquels les auditeurs sont confrontés lors des audits de gestion, on peut citer
- Disponibilité des données
- Résistance des équipes de direction
- Manque d’indépendance
- Portée ambiguë de l’audit
- Structures organisationnelles complexes
L’audit de gestion implique la saisie de notes significatives, d’entretiens et de preuves photographiques afin de vérifier si les protocoles répondent aux objectifs de l’entreprise. On consacre souvent plus de temps à la saisie des données et à la paperasserie qu’à l’identification des observations et à la mise en œuvre des recommandations.
L’audit de gestion a été développé par un ancien directeur de Leyland Motors et un professeur de gestion à l’université de Cambridge, T. G. Rose, en 1932. William P. Leonard, professeur à la Queens University School of Business, a suivi peu après. Ces initiatives visent toutes deux à établir un examen complet de l’efficacité de la gestion de leurs entités respectives.
Cet exemple d’audit de gestion passe en revue la direction générale de la société Universal Life, en commençant par l’administration, les finances, l’assurance, la politique, la gestion du personnel, les contrats, l’identification et le contrôle des risques, la gestion des événements, ainsi que la législation et les normes industrielles. Voir cette page audit de gestion PDF pour en savoir plus.
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