Qu’est-ce que le fleet management ?
La gestion de flotte est la supervision et la coordination de la flotte de véhicules d’une entreprise afin d’optimiser l’efficacité, la performance et la sécurité. Il s’agit de l’acquisition et de l’entretien des véhicules, de la surveillance du comportement des conducteurs et de la conformité aux réglementations. Les services de livraison, les entreprises de construction, les entreprises de fret et de logistique, les transports publics (bus, taxis et trains) et les services sur le terrain (plomberie et lutte contre les parasites) bénéficient d’une gestion de flotte efficace, car elle a un impact considérable sur les résultats de l’entreprise : elle permet de réduire les coûts opérationnels, d’augmenter la productivité et de garantir la satisfaction des clients.
Éléments clés des systèmes de fleet management
De nombreux facteurs doivent être pris en compte lors de la supervision des opérations de la flotte, mais les cinq principaux éléments énumérés ci-dessous doivent faire l’objet de la plus grande attention. Leur maîtrise améliore la productivité globale, ce qui conduit à la réussite de l’entreprise.
Acquisition d’actifs
L’élaboration d’une stratégie bien pensée pour l’acquisition de véhicules présente d’énormes avantages. Il peut être tentant d’acheter des véhicules flambant neufs, mais le crédit-bail ou la location peuvent s’avérer plus pratiques en fonction des besoins opérationnels actuels et des contraintes budgétaires. Le type, la quantité et la capacité de charge doivent également répondre aux exigences fixées.
Entretien et réparations
Que l’entreprise achète, loue ou prenne en crédit-bail, la mise en œuvre d’un programme d’entretien proactif permet d’éviter les pannes et de réduire les temps d’arrêt. Le respect strict de cet entretien permet de réduire les frais généraux en prolongeant la durée de vie du véhicule et en garantissant la sécurité des opérations. Un carnet d’entretien numérique avec un historique complet permet de prendre de meilleures décisions.
Gestion des carburants
Il est essentiel d’économiser du carburant lorsque l’on supervise un parc automobile, surtout lorsque les prix de l’essence et du diesel atteignent des sommets. La planification des itinéraires, le contrôle de la consommation et la réduction du temps de marche au ralenti sont autant d’éléments qui permettent d’optimiser le rendement du carburant et de réduire les coûts. Outre l’investissement dans des véhicules hybrides ou électriques, l’achat de systèmes de localisation GPS et de télématique est également avantageux pour les entreprises.
Gestion des conducteurs
La gestion des conducteurs est un élément tout aussi essentiel de la gestion d’une flotte. Il est imprudent de se limiter aux inspections et à l’entretien des véhicules, alors que les conducteurs jouent un rôle essentiel dans la préservation des actifs et la maximisation des profits de l’entreprise. Le suivi de leurs activités au travail est indispensable, car leur comportement au volant (excès de vitesse, marche au ralenti constante et freinage brusque) affecte les performances du véhicule. Il est également essentiel de les doter d’une formation et de moyens de communication.
Respect des règlements
Se tenir au courant des réglementations relatives aux heures de conduite, à l’entretien des véhicules et à la sécurité routière permet de respecter la législation, de préserver la sécurité des conducteurs et de protéger la réputation de l’entreprise.
Stratégies pour surmonter les défis courants
La mise en place d’un système de fleet management pratique et bien planifié présente de nombreux avantages pour l’entreprise, notamment en termes d’amélioration de la sécurité, de réduction des coûts et d’optimisation des opérations pour accroître les bénéfices. L’adoption de ces stratégies est de la plus haute importance.
- Établir un programme d’entretien complet – Comme nous l’avons déjà mentionné, un entretien régulier permet d’éviter les pannes soudaines et les réparations coûteuses à l’avenir. L’établissement d’une liste exhaustive des travaux à effectuer pour chaque véhicule et d’un calendrier de ces travaux garantit la sécurité et la fiabilité des véhicules.
- Planifier les itinéraires à l’avance – Voyager sans itinéraire organisé est une pratique inefficace qui accumule les coûts, notamment la consommation supplémentaire de carburant et l’usure inutile du véhicule. L’identification du chemin le plus court vers la destination et la vérification des conditions de circulation, routières et météorologiques permettent d’accélérer les livraisons et de réaliser des économies.
- Investir dans la formation et l’engagement des conducteurs – Fournir à tous les conducteurs les compétences et les connaissances adéquates garantit leur sécurité sur la route et la longévité du véhicule. Il est également impératif d’encourager les bons comportements en les récompensant ou en les reconnaissant et de leur permettre de s’exprimer afin de favoriser une véritable collaboration.
- Exploiter les données pour une meilleure prise de décision – Toutes les tâches visant à optimiser les opérations de la flotte peuvent être ardues, épuisantes et coûteuses. Cela est possible lorsque les décisions sont fondées sur des données complètes et précises. L’examen des reçus de carburant, de l’historique de l’entretien du véhicule, des permis ou d’autres documents, voire de l’agenda du conducteur, peut prendre beaucoup de temps, mais il est indispensable pour réussir.
L’avenir de la gestion des flottes
Les progrès technologiques ont révolutionné le fleet management, en rationalisant les tâches administratives et opérationnelles sur le terrain. Des défis tels que l’augmentation des coûts de carburant, les pannes imprévues et les accidents de la route malheureux peuvent être minimisés ou complètement éradiqués lorsque des solutions innovantes de gestion de flotte sont utilisées. Voici quelques-unes des nouvelles tendances à surveiller :
- Collecte et analyse automatisées des données – La collecte de documents papier et leur examen minutieux font perdre un temps précieux. Grâce à la numérisation et à l’automatisation, la tâche fastidieuse de l’archivage est facilitée et rendue plus efficace. Et avec l’aide de l’analyse, il est possible d’identifier les tendances et les modèles pour une meilleure prise de décision.
- Outils d’optimisation des itinéraires – Avec l’aide de plateformes GPS et de cartographie, les conducteurs peuvent trouver l’itinéraire le plus court pour livrer les marchandises ou les services à temps, éviter les dangers de la route et économiser du carburant. De nombreux utilisateurs de GPS ont également fait état d’un meilleur service à la clientèle.
- Contrôleurs d’état pour la maintenance prédictive – Ces outils aident les entreprises à adopter une approche plus proactive en détectant les problèmes potentiels du véhicule et en informant immédiatement les responsables.
- Télématique et IoT – Des capteurs embarqués, des tableaux de bord centralisés et des réseaux sans fil relient les conducteurs en mouvement aux bureaux de répartition. Outre la collecte d’une grande quantité de données telles que le comportement du conducteur et les informations sur le véhicule, ces systèmes facilitent la communication en temps réel pour traiter les problèmes potentiels sur la route.
- Accessibilité mobile – Les applications logicielles qui peuvent fonctionner sur des appareils mobiles portatifs sont extrêmement utiles dans le secteur du transport et de la logistique, car elles aident les utilisateurs à gérer toute une série de tâches liées à la gestion de flotte.
- Électrification – Le passage des véhicules à gaz ou à essence aux véhicules hybrides devrait augmenter d’ici 2030 en raison de leur efficacité et des initiatives écologiques des gouvernements. Bien qu’il s’agisse d’une entreprise coûteuse, de nombreuses entreprises s’orientent vers cette solution car les pratiques de durabilité offrent de nombreux avantages à long terme.
FAQ sur la gestion du parc automobile
Toute entreprise qui a besoin d’un véhicule pour livrer des produits ou fournir un service doit disposer de solutions de gestion de parc automobile. Les livraisons de nourriture et de courrier, les services d’urgence, les transports publics tels que les taxis et les bus, et les entreprises de services publics ne sont que quelques exemples.
L’analyse des données joue un rôle essentiel dans la gestion d’une flotte, car il y a de nombreux facteurs à évaluer, notamment le véhicule, le conducteur, le carburant, la documentation réglementaire et même les clients de l’entreprise. Des informations complètes à ce sujet aident à résoudre les problèmes pertinents ou à apporter des améliorations ou des changements opérationnels.
Un suivi constant et en temps réel grâce à la télématique aide les gestionnaires à évaluer les performances et le comportement des conducteurs sur la route. En évaluant les principaux paramètres, les entreprises peuvent déterminer s’il est nécessaire d’organiser des formations supplémentaires ou d’autres solutions pour assurer la sécurité du personnel sur leur lieu de travail.
Pour répondre aux normes fixées par le ministère des transports, les sociétés de flotte doivent disposer des éléments suivants :
- Permis de conduire, immatriculation et documents d’inspection
- Permis de conduire et certifications supplémentaires
- Registres des heures de service
- Déclaration au titre de l’accord international relatif à la taxe sur les carburants (IFTA)
- Notes de conformité, de sécurité et de responsabilité de la FMSCA (Federal Motor Carrier Safety Administration)
Oui. Les entreprises doivent disposer d’un dossier sur l’historique du véhicule, le comportement du conducteur, les accidents antérieurs et les rapports d’infraction, car les compagnies d’assurance en tiennent compte dans le calcul du coût des primes.
